Se você é organizador ou participou de um evento, com certeza já ficou na fila do check-in e recebeu um crachá com uma etiqueta escrito o seu nome e alguns dados para facilitar a identificação. Talvez você nunca tenha pensado sobre a real importância das etiquetas para eventos, mas, acredite, elas são uma parte fundamental do credenciamento.
Nesse texto nós vamos te contar qual é a função das etiquetas para eventos, por que elas contribuem para solucionar problemas como: grandes filas, demora no atendimento e insatisfação dos participantes. Além disso, separamos algumas dicas preciosas para produzi-las de um jeito simples e automatizado. Tá gostando da leitura? Acompanhe!
Objetivo das etiquetas para eventos
A ideia principal da produção das etiquetas para eventos é a identificação rápida dos participantes, convidados e até mesmo da própria equipe. Mas, você se enganou se achou que essa é a única função delas. Com as etiquetas é possível controlar a entrada e saída para emitir certificados com a carga horária adequada – para saber mais, clique aqui -, agilizar o credenciamento e ainda melhorar a comunicação. Vou te contar como fazer isso abaixo. Dá uma olhada!
Agiliza o credenciamento
No dia do evento o organizador tem em mente que no momento do credenciamento crachás serão distribuídos. Isso significa que ele deve decidir se o melhor a fazer é: escrever à mão o nome de cada participante ou imprimir as etiquetas antes ou durante o check-in.
Essa é uma decisão que vai influenciar diretamente no andamento das filas do seu evento. Você já parou para pensar como o tempo de espera dos participantes poderia ser reduzido utilizando o método de impressão de etiquetas no check-in? Em vez da equipe perder tempo conferindo o nome do participante em uma lista de frequência, recolher a assinatura para só depois escrever o nome no crachá, o processo se torna automático.
O participante diz o nome ou leva o voucher com o código de barras, em seguida a equipe gera, imprime e cola a etiqueta no crachá. Você pode fazer isso utilizando uma plataforma de eventos que ofereça soluções para o credenciamento como um app de check-in. É super simples, prático e rápido!
Levá-las impressas também é uma opção quando o orçamento está curto para investir em uma impressora, por exemplo, porém os crachás precisam estar com as etiquetas devidamente coladas e bem organizadas. Lembre-se, procurar crachás – um por um – demanda tempo, tentar deixar essa atividade o mais simples possível é a solução para agilizar o credenciamento.
Facilita a comunicação
Definitivamente, as etiquetas para eventos são uma forma de facilitar a comunicação e identificação não só dos participantes, mas também dos convidados, expositores e parceiros. Além de deixar o nome de todos os envolvidos visível, é possível verificar rapidamente outros dados como o lote e delegação de cada um – caso o organizador ache relevante acrescentar, claro.
Etiquetas personalizadas podem trazer informações ainda mais completas como: data de nascimento, telefone, comprovante estudantil e tudo o que for necessário para facilitar a comunicação. Ainda não entendeu? Aqui vão alguns exemplos:
- Em feiras, congressistas e expositores têm acesso a ambientes diferentes e por isso precisam ser identificados rapidamente, sem a necessidade de que se pergunte a área de cada participante o tempo todo. Pensando nisso, o organizador pode colocar essa informação na etiqueta.
- Em uma corrida, o tamanho das camisas de cada participante pode ser especificado nas etiquetas para facilitar a entrega e agilizar esse processo.
- Em eventos empresariais, o organizador pode colocar o nome da empresa e o cargo do participante e assim ajudar no networking e interação do pessoal, que costuma ficar mais à vontade para puxar assunto com quem compartilha da mesma área de conhecimento.
Dicas para produzir etiquetas
Se você vai optar por fazer esse trabalho de forma manual, a primeira dica é ter bastante atenção. Acrescente no seu checklist “criar uma lista de presença” para te ajudar a controlar quem foi credenciado e manter a organização. Isso vai te ajudar até no pós-evento, quando chegar a hora de emitir os certificados. Tem um texto aqui falando sobre isso.
Invista na produção de etiquetas impressas para evitar erros de escrita da equipe – que são muito comuns – e com certeza vão influenciar no andamento das filas e satisfação dos participantes.
A última dica, sem dúvida, é a mais valiosa. Automatize o processo! Para fazer isso você pode utilizar uma plataforma de eventos. Ela vai te ajudar a solucionar vários problemas do gerenciamento como: gasto de tempo, desorganização, troca ou falha na escrita dos nomes e ainda remover essa atividade da sua lista de preocupações.
Um sistema para eventos é a solução mais inteligente e tida como um facilitador na rotina do organizador. Com ela é possível criar etiquetas para eventos com apenas alguns cliques. Além disso é possível utilizar o formulário de inscrição para perguntar ao participante todas as informações pertinentes no momento da identificação e acrescentar esses dados nas etiquetas. É super simples e serve para impressão antecipada ou no momento do credenciamento.
Quer saber como um gerenciador ajudou a realizar um evento de sucesso? Leia aqui a história do presidente da Sociedade Alagoana de Ultrassonografia, o médico Gustavo Cantarelli e entenda porque você deve investir em um facilitador!
Agora que você já está por dentro de todas as nossas dicas sobre etiquetas para eventos, já pode começar a criar o seu planejamento. Mas, calma, para deixar ele super organizado e evitar futuros problemas faça uma planilha especificando todas as áreas do eventos – do pré ou pós.
O nosso time de marketing preparou um modelo de planilha para você. Clique no banner, baixe, preencha do seu jeito e aproveite!
