Um evento começa a agradar ou desagradar logo quando o público chega ao lugar onde ele será realizado. Esta é a primeira impressão – e a que fica marcada para muitas pessoas. Portanto, é de extrema importância que o local para eventos escolhido seja o melhor possível, afinal, ele irá influenciar no modo como os convidados avaliam a realização como um todo.
Pensando nisso, temos algumas dicas valiosas que devem ser levadas em consideração, seja na parte de estrutura como também na maneira em que os participantes serão tratados. Leia o nosso texto e coloque em prática as dicas para fazer a escolha certa!
Local para eventos: 5 fatores decisivos para escolher o ideal
1- Onde pesquisar
Hoje em dia, diversos lugares possuem sites e redes sociais com informações importantes que podem ser acessadas com um clique. Essa é uma forma de poupar tempo e cortar logo de início os ambientes que, pela descrição, não vão servir para a proposta do seu evento. É importante uma pesquisa prévia antes de ir ao lugar! Os que parecem interessantes na web, podem, então ser visitados.
E além do que está disponível na web, é preciso levar em consideração a tradição do espaço. Um evento para estudantes de Educação Física tem que ter uma estrutura diferenciada e certamente há um ambiente que já é mais adequado, conhecido pelo seu público e, assim, atrairá mais pessoas.
Outra dica é: o mesmo evento foi organizado anteriormente em locais diferentes? Se sim, analise o histórico e faça um levantamento do que funcionou, mas também do que não foi tão bem sucedido. Isso ajudará a encontrar o melhor espaço e tornar a nova edição mais satisfatória.
E lembre-se: seja uma confraternização, uma palestra ou qualquer outro evento, você deve começar a procurar um lugar com antecedência, principalmente nos últimos meses do ano, pois a procura é muito maior e você não quer correr o risco de ficar sem nada, não é mesmo?!
2- Anote tudo
Se organizar previamente pode demorar um pouco, mas isso irá poupar bastante tempo no decorrer das visitas para encontrar o melhor local para eventos. Mantenha uma tabela com as informações que você precisa conferir, desde o orçamento até a decoração do espaço e tenha um cronograma para prosseguir e não pular nenhuma etapa na busca do lugar perfeito.
E não é má ideia fazer uma planilha para, dentre outros detalhes, acompanhar o desenvolvimento das negociações com os diferentes lugares. Aquele que progredir mais rápido e apresentar fatores satisfatórios para a realização do evento tem grandes chances de ser o que você optará por fechar negócio.
3- O que por no checklist
Diferentes eventos precisam de diferentes estruturas. Alguns necessitam de espaços abertos, outros fechados e, para isso, é preciso estar atento ao tempo. Possuir bons aparatos de cozinha para um buffet pode ser importante, ou não. E a iluminação pode ser primordial para uns. Além disso, o espaço ideal é diferente se a finalidade é realizar um seminário na faculdade ou uma confraternização de empresa, por exemplo, como explicamos aqui.
Por outro lado, há fatores que são essenciais para todos, como higiene, segurança e acessibilidade – tanto para os visitantes, como para os fornecedores. E o tamanho, claro, para não faltar lugar para ninguém, mas também não sobrar muito espaço e parecer que seu evento não atraiu a quantidade esperada de convidados.
Além disso, detalhes como o estado de conservação aparente do local, como a pintura, ou mesmo de segurança, existência e validade de alvará de funcionamento, devem ser observados antes da escolha. E uma dica nossa é que você se certifique que o ambiente possui todos os equipamentos necessários, como microfones, por exemplo, para evitar maiores gastos com o aluguel de material extra.
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4- Procure inovar
Seu evento precisa ser diferente dos demais. E como conseguir isso? Pense no que você pode proporcionar de especial. Alguns hotéis, por exemplo, oferecem descontos na diária caso a sala de conferência seja alugada. Este seria um belo atrativo para convidados de outros locais que precisam de hospedagem.
O buffet também pode sair mais barato dependendo do local para eventos e mesmo que a duração do encontro seja curta, proporcionar algum lanche para os ouvintes, além dos palestrantes, vai demonstrar atenção e deixará todos felizes ao término do encontro.
E se a organização é para adultos, mas há a possibilidade de algumas crianças estarem por perto, por que não pensar em um espaço para elas também? Há sempre empresas e patrocinadores dispostos a fazer parcerias e bancar algumas ações especiais. Assim, não é preciso gastar tanto dinheiro e você deixará os participantes totalmente satisfeitos.
5- Foco na experiência do participante
Algo muito importante, principalmente, hoje em dia, é a relação com o cliente. Eventos e marcas precisam passar uma imagem que faça o consumidor se sentir especial. O foco para a obtenção de lucro divide cada vez mais espaço com a dedicação para satisfazer os participantes do evento. E isso vai desde o design da marca, com um crachá bonito e uma identidade visual que transmita a mensagem do evento, até o local escolhido.
Tudo faz parte do chamado design de experiência, que de modo geral são as técnicas usadas para que a vivência das pessoas seja tão boa em detalhes variados, que determinada marca ou firma seja lembrada positivamente pelo consumidor de um produto ou um serviço.
Pronto, gostou das nossas observações sobre o local para eventos ideal? Esperamos que sim e que ao seguir os nossos passos você possa ter sucesso, afinal, o ambiente fornece muito mais que estrutura e conforto, ele é fundamental para a construção de valor de uma marca!
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