Fazer a produção de eventos acadêmicos se apresenta como um desafio e tanto. De fato, são inúmeras questões a considerar para oferecer o melhor em todos os setores. Diferentemente de outros tipos de projetos, nesse universo você precisa se preocupar tanto com o objetivo da ação quanto com os interesses do público.
Essa é a receita do sucesso para conseguir engajamento com base em conteúdo relevante. A partir de uma experiência de qualidade, você ganha credibilidade no mercado com foco em assumir outras posições importantes no futuro profissional.
Quer saber mais? Vamos mostrar dicas essenciais para acertar em cheio na produção de eventos acadêmicos. Acompanhe!
Conheça bem as características do evento
Os eventos acadêmicos exigem o dobro de atenção do organizador por lidar com um público segmentado. Sendo assim, o trabalho deve ser realizado com base em um planejamento detalhado para alcançar os objetivos iniciais.
Com a intenção de aprofundar temas relevantes, esse tipo de reunião faz muita diferença no currículo e, ainda por cima, abre a mente para outras opiniões. O mais importante é ter em mente que a relevância da temática abordada deve ser avaliada junto à estrutura do local onde tudo acontece.
Por se tratar apenas de variações da mesma natureza com formatos acadêmicos e científicos, o processo de divulgação precisa ser muito claro para que o público não faça confusão. Veja as principais classificações de eventos:
- congresso;
- seminário;
- encontro;
- mesa-redonda;
- painel;
- fórum;
- simpósio;
- conferência;
- jornada;
- curso;
- colóquio;
- semana;
- workshop.
Defina uma comissão organizadora
Depois de compreender o formato do evento, torna-se necessário selecionar uma comissão organizadora. Por mais que você conheça bem o assunto abordado, ninguém consegue realizar um trabalho com essa dimensão sozinho. Tendo isso claro, as tarefas ficam muito mais simples na hora de dividir as funções e pesquisar antecipadamente uma logística adequada ao perfil do público.
Busque parceiros para a produção de eventos acadêmicos
Um evento acadêmico de sucesso depende de muitas etapas durante os preparativos. Conquistar parcerias e patrocínios demanda tempo e bastante dedicação dos organizadores. Dessa maneira, surge uma estimativa da dimensão que a atividade pode alcançar. Então, logo após definir um tema para abordar, valide a ideia junto ao objetivo principal e, em seguida, arregace as mangas para conquistar a atenção dos parceiros.
É bom esclarecer que conseguir apoio é muito importante na produção de eventos acadêmicos, mas não é tudo. A organizadora Mônica Ximenes, por exemplo, conseguiu fazer um congresso para 620 pessoas sem patrocínio! Clique neste link e descubra como isso se tornou possível.
Avalie a estrutura de diferentes locais
O espaço onde o evento será realizado funciona como um verdadeiro direcionador de outros serviços essenciais. Por exemplo: ao conhecer a estrutura disponibilizada, você consegue mensurar a quantidade indicada de participantes, o momento de alimentação, a logística de fornecedores, os equipamentos eletrônicos disponíveis e os valores gastos com segurança ou limpeza.
Faça um cronograma detalhado
De nada adianta investir todos os esforços para abordar um tema extremamente relevante ao universo acadêmico se o planejamento acontecer de qualquer jeito.O grande segredo do sucesso na área está em definir uma meta a ser alcançada com a ação.
A partir disso, cada etapa se torna uma ponte até que tudo aconteça. Tendo essas informações sempre em mãos, a organização do seu evento fluirá melhor e as chances de perder algum prazo ou esquecer algo importante serão menores.
Determine a programação
Como forma de atrair interessados em inscrições, a programação precisa ser bastante interessante. Ou seja, quanto mais detalhada for a criação desse trabalho, melhor será o retorno positivo em longo prazo.
Como os temas costumam ser técnicos, a equipe de organização deve enxergar estrategicamente o melhor momento para cada atividade. O diferencial envolve deixar todo o cronograma dinâmico com a intenção de evitar que algum participante se estenda demais durante um argumento.
O ideal é incluir etapas mais descontraídas, já que intensos debates podem tornar a situação cansativa. Lembre-se, também, de reforçar a possibilidade de networking aos que procuram esse tipo de evento, exatamente pelas vantagens de aprimorar a vida acadêmica.
Elabore o orçamento
Controlar de perto o dinheiro que entra e sai em um evento acadêmico é fundamental para ganhar experiência. Ao preparar o projeto no escuro, você pode se deparar com falta de verba para questões essenciais ou investir em algo que não se mostra tão importante.
A melhor forma de evitar esse quadro negativo é montar uma planilha bem organizada com todos os dados financeiros. Assim como no planejamento das ações, a prioridade deve girar em torno de usar o dinheiro com inteligência e garantir as melhores experiências junto a um conteúdo diferenciado, estrutura tecnológica e bons serviços.
Prepare ações de divulgação
Divulgar seu evento nos lugares certos é um divisor de águas no número de inscrições. Dentro da dinâmica acadêmica, chegar até sua audiência com credibilidade é o que impulsiona as vendas e abre espaço para se destacar no segmento. Estude cuidadosamente o perfil dos potenciais participantes, suas preferências e a mídia com maior potencial de alcance.
Habitualmente, no cenário atual, todos os olhares estão voltados para as redes sociais. Pense bem: onde você fica sabendo sobre a maioria dos eventos aos quais comparece? Com toda certeza, o Facebook tem uma boa participação em sua agenda. Por conta disso, crie uma página direcionada e combine a estratégia com as abordagens tradicionais, como panfletagem pela universidade.
Tenha ferramentas de apoio
Como você já deve ter notado, realizar um evento acadêmico não é uma tarefa fácil. Por esse motivo, contar com a ajuda de uma ferramenta de apoio é um fator determinante para desbancar a concorrência. Ao escolher uma plataforma mais específica, como a Doity, você tem a chance de oferecer uma série de diferenciais ao público.
Entre os principais estão a emissão de certificados e inscrições em atividades simultâneas, credenciamentos dinâmicos e criação de um site personalizado. Saiba que todas as soluções oferecidas foram criadas de acordo com o feedback dos organizadores, justamente a partir de ações acadêmicas. Na prática, a escolha desse tipo de serviço potencializa os resultados e otimiza o tempo.
Ah, e se quiser conferir mais dicas de como organizar um evento incrível na sua faculdade é só assistir ao vídeo abaixo. Aproveite!
Pronto! Agora você sabe como fazer a produção de eventos acadêmicos. Procure uma ferramenta sem custo inicial e repleta de facilidades que impulsionam seu trabalho na visão dos participantes. Dessa maneira, a equipe recebe ajuda especializada em todas as etapas do projeto e reduz custos. Tudo com foco em aumentar o número de inscrições por oferecer uma experiência única.
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