Você já deve ter ouvido falar sobre um webinar – ou webinário. Mas, se a palavra não te soa familiar, não se preocupe que vamos explicar o que você precisa saber para organizar essa modalidade de evento online.
Isso porque as plataformas online têm um universo de possibilidades para quem realiza eventos. Cada vez mais, as tecnologias se popularizam e tornam a vida de um organizador mais prática e simples.
Continue a leitura e fique por dentro dos seguintes tópicos:
- O que é um webinar
- Quais as vantagens de organizar um webinar
- Os tipos existentes de webinar
- As melhores plataformas para transmitir o seu webinar
- Como organizar este evento
- Como divulgar um webinar
- Como organizar um webinar acadêmico
- Nossa experiência organizando o Doity Experience 2020
Afinal, o que é um webinar?
Se usarmos o termo em Português (webinário), fica fácil encontrar o significado: seminário online. Um webinar é um tipo de apresentação, reunião ou videoconferência de interesse educacional ou com fins lucrativos.
Este tipo de encontro é caracterizado por uma via única, ou seja, um mediador tem a fala a maior parte do tempo e irá explicar algum assunto. Mas há a opção de o público interagir através de um chat para esclarecer possíveis dúvidas.
As lives nas redes sociais, que agora são uma tendência, possuem uma estrutura semelhante, com um locutor na tela principal e os seguidores reagindo.
Mas nosso objetivo aqui é compartilhar dicas para um webinar profissional e bem sucedido, atraindo uma maior audiência e fazendo com que seu evento online seja um sucesso.
E se você ainda está com dúvidas sobre esse universo online, dá só uma olhada nesse vídeo abaixo. O Pedro Encarnação, nosso executivo comercial, deu super dicas de como criar e transmitir eventos online!
E quais as vantagens de fazer um webinar?
Custo-benefício
O fato de tudo ser online vai te poupar de alguns gastos que um evento em um espaço físico exige, como contratar uma equipe de limpeza, segurança ou escolher um lugar que se adeque às suas necessidades de organização e ao seu orçamento.
O uso de equipamentos também é bem prático, afinal, só é preciso instrumentos para filmar e captar o som com qualidade. O que também pode ser feito com um celular, além de uma boa iluminação – que pode ser natural mesmo.
Alcance
A questão do custo-benefício também vale para os participantes: se pessoas de fora se interessariam pelo encontro, mas não pudessem bancar gastos com passagem e hospedagem, a plataforma online se torna um aliado.
Isto leva a outro aspecto: um evento democrático atinge mais gente! Seu evento pode chegar a lugares que você nunca imaginou. É muito provável que você atraia um público maior e descubra novos nichos pelo país – e mundo, por que não? – a fora! Ou seja, todos saem ganhando, concorda?
Conquistar Leads
Quem quer vender um bem de serviço ou um produto, tem essa opção de usar o marketing digital a seu favor.
O caráter expositivo, rápido e dinâmico do webinar pode ajudar a se chegar ao objetivo de vendas e geração de leads, ou seja, atrair pessoas que possam ter interesse no que você está ofertando e torná-las, de fato, clientes.
Comodidade e pontualidade
Não precisar se deslocar é uma vantagem não só no fator comodidade, como na pontualidade.
Se você e seus convidados estão no conforto da sala de casa ou no escritório, basta saber o horário e começar a transmissão, sem que ninguém precise se estressar com possíveis transtornos no trânsito a caminho do local, pausas para almoço ou convidados sem lugar para estacionar, por exemplo.
Dinamicidade
É preciso chamar a atenção dos colegas de trabalho sobre responsabilidades e metas e, ao mesmo tempo, prezar por uma convivência agradável para que todos rendam mais.
Variar um pouco o modelo de uma apresentação pode ser a opção ideal para evitar vários textos com instruções que precisam ser entendidas com precisão.
Pensando nos consumidores, uma live é um jeito inovador de mostrar uma novidade na empresa para os clientes.
As diferentes maneiras de fazer um webinar
A ideia é a transmissão ao vivo, com a possibilidade de que o público interaja escrevendo em um chat ou até mandando um áudio. Mas há ainda a opção do seminário gravado, que é disponibilizado numa data e horário específicos.
E além dessas duas formas, o modelo do webinar pode ser caracterizado das seguintes maneiras:
- Apresentação – Possui caráter expositivo, seja para falar de uma ideia, uma teoria, um bem ou serviço;
- Entrevista – O convidado pode estar no mesmo ambiente que o apresentador ou em um chat paralelo.
- Sessão de perguntas e respostas – Os participantes vão ajudar de forma mais direta, seja formulando com antecedência as perguntas, ou no chat, depois de uma explanação inicial.
- Summit – Alguns especialistas discutem o assunto central. Mas lembre-se que o comum é dar destaque a uma pessoa para mediar tudo, para facilitar a organização de todo evento.
Escolha a plataforma certa para transmitir o seu webinar
Uma etapa muito importante em todo o processo de execução do webinar é a escolha da plataforma de transmissão.
Pois é, não é apenas pensar em como pode transmitir o seu webinar em tempo real, mas, sim, atentar para todos os detalhes que farão a diferença na experiência final do participante.
Para isso, pense em critérios como qualidade e velocidade, a possibilidade de ter diferentes salas para transmissão simultânea e o chat para interação.
Pensando em todas as necessidades para o seu webinário ser transmitido ao vivo, fiz uma lista abaixo de sugestões de plataformas. Dá uma olhada!
– Zoom
Essa é uma ferramenta que oferece um serviço de videoconferência, através de vídeo chamadas ou somente áudio. Você também consegue gravar as suas lives e disponibilizá-las para visualização depois que o evento acabar.
Além disso, com o Zoom, você também tem a possibilidade de transmitir os seus eventos em outras plataformas digitais como o YouTube e Facebook.
– YouTube Live
Através dessa ferramenta você consegue fazer uma transmissão ao vivo, através da sua webcam. Para utilizar essa funcionalidade basta ter uma conta do Google vinculada a um canal ativo e verificado no YouTube.
– Streamyard
Essa é uma ferramenta que te permite colocar no ar conferências com compartilhamento de tela, chamadas de vídeo e de áudio.
A plataforma é super intuitiva e simples e pode ser vinculada ao Twitch, Facebook e YouTube. E a melhor parte é que tudo isso está disponível na versão gratuita!
Se você quiser dicas de como utilizá-la é só clicar nesse link aqui!
– Doity Play
A Doity também buscou desenvolver uma solução para te ajudar a se adaptar ao universo online. Assim nasceu a Doity Play!
Um ambiente seguro e perfeito para o seu evento online e para disponibilizar seus eventos e cursos online.
Por ele é possível gerenciar também todos os processos da organização, como inscrições, criação e envio de certificados, relatórios financeiros de onde estiver e de forma bem simples, pois ela é inteiramente integrada à Doity!
Como organizar e executar um webinar
Agora que você sabe toda a teoria, vamos falar da prática! Como em qualquer organização, aqui é preciso pensar em fases antes do dia do evento, durante e depois.
Algumas medidas são bem semelhantes aos modelos tradicionais de seminários em ambientes físicos, enquanto outras precisam de especificidades na plataforma online. Confira:
Pré-evento
1 – Escolha o tema
É preciso escolher o tema do seminário, além de data e hora. É conveniente estimar a duração para que as pessoas saibam quanto tempo ficarão na frente do computador. E na internet é melhor que a programação não seja tão extensa.
2 – Escolha a plataforma de transmissão
Encontre a plataforma certa, que seja prática e fácil, mas tenha suporte suficiente para que tudo seja transmitido com qualidade.
Ah, não esqueça de que se você nunca realizou algo desse tipo, é importante fazer testes antes com a sua equipe!
#DicaDoity: A Doity planejou e desenvolveu um espaço virtual para a transmissão de eventos online que é totalmente integrada com a parte de gerenciamento de eventos: a Doity Play! Por ela é possível criar salas para atividades simultâneas, um chat exclusivo para cada uma, como também a possibilidade de fazer a transmissão ao vivo por lá também!
3 – Pense e organize a divulgação
Divulgue seu evento da forma já conhecida: e-mail marketing, redes sociais, posts patrocinados para alcançar o público-alvo (vou falar melhor sobre essas estratégias abaixo!).
E não esqueça que o site do seu evento não é apenas para realizar inscrições! Pois essa é uma forma de promover as novidades, programação e, assim, criar uma expectativa para o grande dia.
4 – Auxilie o palestrante
É preciso ter um roteiro sobre o que será discutido e se preparar para possíveis perguntas. Só que para a dinâmica na internet ser mais interessante, é aconselhável ter um material extra, como alguns slides.
E falar com o computador pode ser algo novo, então é preciso ensaiar olhando para a câmera, para a audiência sentir que estão falando, diretamente, com eles.
5 – Siga o seu checklist!
Já no dia, antes de tudo começar, organize e cumpra um checklist e assegure que a internet está funcionando. Além da câmera, microfone e iluminação – nestes três itens, é sempre bom ter um reserva.
Não esqueça de programar o envio de um e-mail a todos os inscritos, lembrando da hora da transmissão e do link para a live.
Durante o webinar
O palestrante basta seguir o roteiro do evento e realizar o seminário. Mas é importante alguém estar nos bastidores atento à audiência e sugerir mudanças, caso necessário.
Normalmente, perguntas são deixadas para o final, mas improvisos são aceitos! Você pode indicar que o seminarista abra espaço para uma interação mais rapidamente ou mesmo um pequeno intervalo.
Pós-evento
Chegou o momento de avaliar a transmissão ao vivo e as maneiras de medir isso são através da análise do número de acessos e comentários, bem como com uma pesquisa de satisfação.
Envio de certificados
Nessa etapa do seu evento online também é muito importante cuidar no envio dos certificados de participação!
Mas, fique atento, pois o preparo deles deve ser feito com antecedência. Dessa forma, todos os participantes vão receber seus certificados, assim que o evento terminar.
Essa simples ação vai contribuir bastante na construção de uma boa experiência para o seu público-alvo. Ah, e, ainda, evitar desgastes desnecessários!
Para isso, escolha uma plataforma de eventos que permita a criação e o envio automático dos certificados por e-mail, como a Doity!
Por ela é possível personalizar e emitir certificados para participantes, organizadores, palestrantes e para autores, avaliadores e apresentadores de trabalhos científicos, em poucos cliques.
Envie e-mails com resumos e trechos importantes do evento!
Também é importante disponibilizar o material depois para que as pessoas possam recapitular algo ou até as que não puderam estar online possam ver o que foi discutido.
E claro, se mantenha em contato com todos, envie e-mails sobre assuntos interessantes e futuros seminários, palestras ou encontros. Isso criará um vínculo sempre mais forte com o público-alvo.
#DicaDoity: Confira o nosso e-book gratuito, logo abaixo, que fizemos para te ajudar na missão de organizar e transmitir os melhores eventos online!
Aposte na divulgação do seu webinar!
É muito importante também pensar em estratégias de divulgação e usar ferramentas para impulsionar o seu webinar!
1 – Crie um site para o seu webinário
Como já foi falado acima, é indispensável que você crie um site para o seu webinar. Esse é o espaço ideal para vender as inscrições, como também para passar todas as informações necessárias.
Lembrando que, como o site é uma extensão do seu evento, é indispensável investir em um layout, cores e imagens que dialoguem com a ideia e conteúdo do seu evento.
Além disso, esse espaço precisa ser atualizado com frequência e oferecer uma interface simples e de fácil entendimento.
E para construir esse espaço o ideal é optar por plataformas de eventos como a Doity. Ele te permite criar um site completo em poucos minutos, deixá-lo acessível em Libras e ainda vender e acompanhar todas as inscrições de forma online e automatizada!
2 – E-mail marketing
Uma das mais conhecidas e utilizadas é o e-mail marketing. Isso porque ela oferece a oportunidade de manter uma comunicação simples e certeira, sem custa caro!
Mas, para que tudo saia como o planejado, o ideal é pensar em toda campanha antes de começar a enviar e-mails.
Para isso, tenha sempre em mente quem é o seu público-alvo, crie um assunto, use campos personalizados e um CTA (chamada para a ação) irresistível.
Tenha certeza que, com bons conteúdos, uma estratégia bem feita e constância nos envios, certamente, os resultados vão refletir nas suas vendas!
3 – Use as redes sociais ao seu favor!
As redes sociais são, sim, indispensáveis para a divulgação do seu webinário. Elas podem ser usadas como o local de apresentação do seu evento, como também o espaço de troca de informações.
Na hora de criar os seus posts, busque seguir a linha definida para a identidade visual. Ah, e não esqueça de usar imagens e cores que dialoguem com a proposta do seu evento. Lembre-se, toda a divulgação é uma extensão do seu webinar!
O ideal é que você escolha bem as plataformas que vai utilizar para divulgar o seu evento. Tenha sempre em mente que elas são diferentes, e que, para ter sucesso em ambas é preciso conhecê-las bem.
Não adianta criar um único post e legenda para todas as redes sociais, como o Instagram, Facebook, Twitter ou o LinkedIn, é preciso conhecer a linguagem escrita e visual de cada uma, antes de estruturar o seu conteúdo.
Esse tipo de cuidado e atenção, fará com que todo o seu trabalho seja ainda mais assertivo!
Como organizar webinars acadêmicos
Os espaços virtuais abriram novas possibilidades para os eventos. E, claro, que o universo acadêmico não ficou de fora!
Mas você pode estar se perguntando se há condições de fazer um evento científico, 100% online, mesmo com todas as suas particularidades. E a resposta é sim!
E um dos formatos ideais para esse tipo de evento são os webinars. Isso porque não é preciso muitos equipamentos e investimentos para colocá-lo no ar.
Para isso, o ideal é contar com uma boa plataforma de eventos, como a Doity. Ela permite fazer transmissões simultâneas e oferece um chat para a interação dos participantes e palestrantes. Isso já garante o ambiente perfeito!
Além disso, hoje é possível cuidar de todas as etapas do fluxo de trabalhos científicos: submissão, avaliação, revisão, resultado e apresentação, de forma online. Como também agilizar toda a comunicação com a comissão científica, autores, co-autores e avaliadores.
A apresentação dos trabalhos acadêmicos pode ser feita através das salas de transmissão simultânea e os certificados podem ser criados e enviados por e-mail com poucos cliques!
Nossa experiência organizando o Doity Experience 2020 – nossa série de webinars!
Em 2020 uma pandemia alterou todo o cenário mundial, inclusive, das relações e dos eventos. Diante disso, precisamos reformular toda a ideia do nosso primeiro evento que aconteceria ainda no primeiro semestre.
Assim, estávamos diante de um desafio: transformar um evento que ainda não tinha acontecido num formato online.
Precisávamos mostrar, na prática, que era possível, sim, fazer um evento de qualidade de forma online. E, para isso, o formato do webinar era ideal!
Ações do pré-evento
Surgimento da ideia
Para isso, o ideal era começar pelo começo – uma redundância que não dá pra fugir! -, mas precisamos revisitar o objetivo do evento para torná-lo viável e real.
O nosso público-alvo continuava o mesmo: organizadores de evento. Mas, agora numa escala que não poderíamos mensurar.
Afinal, um evento que seria feito em Maceió, para uma quantidade limitada de pessoas, se tornaria disponível para qualquer pessoa do Brasil e do mundo – coisa que só o universo online permite!
Reuniões de planejamento
Fizemos algumas reuniões de planejamento para definir pontos mais específicos do evento. O primeiro deles foi o formato do evento.
Como já falei acima, um webinário era o formato ideal. Mas pensamos que organizando ele num formato de série, poderíamos explorar melhor o tema principal “Produzindo eventos: da ideia à transmissão”, além de ter um contato maior com o nosso público.
Assim, definimos que o nosso evento seria um grande webinar, com duração de um mês, com quatro encontros de mais ou menos 1 hora cada um, uma vez por semana.
Durante a transmissão de cada webinar, houve a tradução em Libras. Para isso, é importante não esquecer de fazer testes com antecedência, para alinhar a transmissão, questões de áudio e vídeo.
Definimos a equipe que trabalharia antes, durante e depois do evento. Pensamos em todas as tarefas e etapas. Alguém para fazer a cobertura do evento pelas redes sociais, outra para ficar, exclusivamente, no chat do evento e filtrar as mensagens e perguntas.
Uma dica é ter também outra pessoa para acompanhar a transmissão, principalmente quando há mais de uma pessoa no ar, em câmeras diferentes.
Na etapa da escolha da plataforma de transmissão já tínhamos o espaço virtual ideal para o nosso evento, a Doity Play. Esse ambiente virtual nos permitiu fazer a transmissão simultânea, mesmo com a intérprete de Libras e uma das palestrantes em outro local.
Foi necessário pensar quais ferramentas usaríamos para fazer transmissão do evento. Utilizamos uma câmera para a captura de imagens, só para garantir a qualidade do vídeo, e fones de ouvido para facilitar a captura do áudio.
Como já tínhamos passado pela etapa de construção da identidade visual do evento presencial, decidimos utilizar alguns dos elementos já prontos e fazer apenas alterações pontuais, para que se ajustasse ao novo formato e objetivos.
Assim, as pessoas entenderiam que se tratava do mesmo evento, só que num formato diferente – o modo on ativado!
Divulgação do webinar
Para divulgação, utilizamos a base de e-mails que construímos com os inscritos, como também as nossas redes sociais.
A primeira ação foi criar o site do evento. Além de indispensável para a divulgação, esse seria o local para vender inscrições e para as informações do webinar.
Elaboramos também toda uma estratégia de e-mail marketing. Pensamos nos prazos, na quantidade de e-mails, nas imagens e na chamada para ação.
Utilizamos as nossas redes sociais para promover o nosso evento. Todas as peças foram feitas alinhadas à identidade visual do evento e aproveitamos também para patrocinar alguns desses posts.
E o ideal a se fazer é deixar em evidência as principais informações do evento, com algum gatilho de urgência. Dados como a hora, o tema, nome dos principais palestrantes e, claro, um link para o local das inscrições.
Ações do dia do evento
Durante a transmissão do webinar
Optamos por utilizar as salas da Doity como o cenário do evento. Em uma delas ficava o mediador da palestra e na outra o palestrante e toda equipe.
Um dia antes de cada palestra fizemos um teste com todos os envolvidos na transmissão. Esse momento é indispensável para checar os equipamentos, velocidade da internet, para tentar se antecipar a qualquer imprevisto que possa acontecer.
#DicaDoity: Por falar em imprevisto, uma dica muito valiosa é criar uma tela de “Em manutenção” para o caso do evento ter problemas técnicos e sair do ar. Por mais testes e cuidados que você tome, é sempre bom ter uma carta na manga!
Ações do pós- evento
Antes mesmo do evento terminar já deixamos todos os certificados prontos para serem enviados. Ao concluir o evento o participante já recebia a certificação, automaticamente, no seu e-mail.
Aproveitamos o nosso canal no YouTube para postar a gravação de cada webinar. Tivemos o cuidado de preparar a descrição de cada vídeo, linkando todos os materiais indicados durante a palestra.
Webinar 01 – Criando o conceito e a experiência do seu evento online;
Webinar 02 – Escolhendo o melhor formato para o seu evento online;
Webinar 03 – Transmissão na prática: passo a passo para ter sucesso no seu evento;
Weninar 04 – Meu evento acabou, e agora?
Criamos também uma pequena segmentação de e-mail marketing para o envio do resumo de cada encontro. Aproveitamos para colocar o link do vídeo no YouTube, além de algumas sugestões dos nossos materiais.
Fizemos também pequenos resumos, exclusivos, para o Linkedin e postamos um ao final de cada palestra. E essa foi a nossa experiência, muito positiva por sinal!
O que também é super válido fazer, é se reunir depois com os envolvidos e conversar sobre erros e acertos. Ouvir os feedbacks dos participantes também é indispensável! E, claro, pensar nas próximas edições para repetir as coisas boas e crescer como organizador.
E agora, que tal pra colocar tudo que você aprendeu em prática? Basta clicar no banner aqui embaixo e executar as suas ideias. Divirta-se e até a próxima!
