Centro de eventos são espaços destinados à realização dos mais diversos tipos de encontros, sejam eles corporativos, acadêmicos ou de entretenimento, principalmente os de grande porte. Por isso, é muito importante para quem organiza eventos conhecer esses espaços e saber como avaliá-los quando precisar alugar.
E para tirar todas as dúvidas, explicar quais características os centros de eventos devem ter para serem considerados adequados e ainda dar dicas valiosas, fizemos esse texto. Nele você vai aprender:
- O que são centros de eventos
- O que esses locais precisam oferecer
- Como encontrar o centro de eventos ideal
Preparado? Vamos lá!
O que é um centro de eventos?
Você já recebeu um pequeno spoiler sobre a definição desse termo na introdução do texto. Então, em geral eles são espaços bem localizados e com uma estrutura própria para comportar os mais diversos públicos, de forma a favorecer o networking – uma ótima opção para eventos de negócios, por exemplo.
Os centro de eventos são mais comuns em grandes cidades, justamente pela boa localização que permite reunir pessoas de todos os lugares, além de oferecer uma ótima infraestrutura para sediar os encontros e boas opções de transporte para quem é de fora e precisa se locomover com facilidade.
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O que um centro de eventos precisa ter
É muito importante procurar o máximo de informações a respeito do local que tem em vista, como também procurar recomendações antes de fechar qualquer contrato. Além disso, é indispensável que seja feito uma visita prévia para verificar se o espaço oferece a estrutura necessária para o porte do seu evento e a quantidade de pessoas que espera receber.
Para te ajudar nessa tarefa, separamos algumas perguntas que você deve responder durante a visitação e que vão te ajudar a definir se o local é o mais indicado para o seu evento. Dá uma olhada!
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O local é seguro?
A primeira observação a ser feita é com relação a segurança do espaço. Pense em todas as possibilidades, desde as pessoas que vão ficar hospedadas em hotéis próximos até as que vão chegar de transporte coletivo e que precisam de um ponto de ônibus próximo e seguro, por exemplo. Não deixe também de pesquisar o histórico do bairro antes de assinar o contrato. Ser bem localizado pode ser um fator decisivo para o bom andamento e sucesso do evento!
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Tem alvará de funcionamento?
É indispensável que o centro de eventos escolhido possua um alvará de funcionamento – acredite, isso vai evitar dor de cabeça e imprevistos no dia D. Esse é um documento expedido pela prefeitura da cidade que autoriza a utilização do espaço. E você deve conhecer aquele ditado, “é melhor prevenir do que remediar”, não é? Ele se aplica perfeitamente a essa situação. Quanto mais precauções você tomar, menos chances de problemas indesejados.
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Oferece a estrutura ideal para o seu evento?
Em geral, eventos grandes costumam oferecer atividades simultâneas e é preciso que o local tenha estrutura para comportar todas elas. Por isso, observe se o número de salas é suficiente, se tem uma boa ventilação – para o caso de apresentações musicais observe se há um palco com um espaço legal para comportar iluminação e som, até se há tomadas suficientes! Pense em todas as possibilidades e anote tudo.
Seu objetivo deve ser sempre o participante, ofereça a ele a melhor experiência possível! Conforto e uma boa estrutura são o mínimo que o seu evento deve proporcionar. Para entender melhor como é possível melhorar a experiência do participantes e como essas ações conseguem influenciar no sucesso do evento e também nas vendas, confira o nosso e-book completo sobre Design de Experiência para Eventos. Vale muito a pena!
Como encontrar o centro de eventos ideal
Pesquisar é essencial e indispensável em qualquer etapa de um evento e nesta não poderia ser diferente! É preciso ser criterioso e procurar as melhores oportunidades, já que são muitas as variáveis que devem ser levadas em consideração..
É preciso levar em conta o tipo de evento que está sendo realizado, o seu público, o orçamento definido, por exemplo. Mas se fôssemos eleger apenas duas características, elas seriam localização e preço.
Isso porque, uma boa localização atrai pessoas e confere autoridade para o evento, além de ser um fator decisivo para alguém fazer a inscrição. Mas, mesmo que a localização seja incrível, você ainda precisa passar pelo filtro do “cabe no meu orçamento?”, afinal, você não quer terminar a edição endividado. Para te ajudar, nossa planilha e orçamento é uma ótima opção, dá uma olhada!
Com objetivo e orçamento bem definidos, fazendo uma boa pesquisa e visitas criteriosas você vai fazer a melhor escolha! Na dúvida, pense sempre no seu público-alvo, é para ele que todo evento está sendo preparado.
Esperamos que você tenha tirado todas as suas dúvidas sobre o como escolher o melhor centros de eventos. E para te ajudar a manter toda a organização em dia e ainda otimizar o seu tempo para pesquisar e ainda organizar um evento incrível, dá uma olhada nesse texto esse texto que a Karina escreveu, vai te ajudar!
