A organização de um evento envolve detalhes que fazem toda a diferença na experiência dos participantes. Entre estes, o crachá é um elemento fundamental, servindo não apenas como uma ferramenta de identificação, mas também como um ponto de contato que reflete a imagem e a seriedade do evento. Compreender como criar crachás de forma apropriada é essencial para garantir que esse pequeno, porém significativo, item contribua positivamente para o sucesso do seu evento.
Crachás eficazes são aqueles que combinam funcionalidade com design atrativo, facilitando a comunicação e a interação entre os participantes, ao mesmo tempo em que reforçam a identidade visual do evento. Este equilíbrio requer uma atenção especial tanto ao conteúdo quanto à forma do crachá, assegurando que ele seja informativo, fácil de ler e esteticamente agradável.
Neste contexto, este artigo visa orientá-lo através do processo de criação de crachás para eventos, destacando práticas recomendadas, dicas de design e como utilizar recursos disponíveis para maximizar sua eficácia. Ao seguir estas orientações, você estará bem equipado para produzir crachás que não apenas atendam às necessidades práticas do seu evento, mas que também contribuam para uma experiência memorável e profissional para todos os envolvidos.
Continue lendo e você vai aprender sobre:
- A importância do crachá para evento
- Como criar o crachá apropriado para evento
- O que não pode faltar em um crachá para eventos
- Modelos de crachás editáveis
Qual é a importância do crachá para evento?
O crachá para eventos desempenha um papel fundamental em diversos aspectos, sendo essencial para a organização, segurança, e a experiência geral dos participantes. Aqui estão as razões pelas quais o crachá é tão importante:
- Segurança: crachás são uma ferramenta crucial para garantir a segurança do evento. Eles ajudam a identificar rapidamente quem tem permissão para estar no local, permitindo que a equipe de segurança e os organizadores controlem o acesso a áreas restritas. Isso minimiza o risco de intrusos ou pessoas não autorizadas, garantindo um ambiente seguro para todos.
- Identificação dos participantes: além da segurança, os crachás facilitam a identificação dos participantes, permitindo que a equipe do evento, palestrantes, e participantes se identifiquem e se comuniquem mais eficientemente. A identificação visual rápida ajuda na organização e na fluidez do evento.
- Controle de entrada: os crachás podem ser usados para gerenciar o acesso a diferentes sessões ou áreas do evento, como workshops exclusivos, áreas VIP, ou sessões pagas. Isso é especialmente útil em eventos de grande porte, onde o controle de acesso se torna complexo. Os crachás, especialmente quando equipados com tecnologia como códigos QR ou chips RFID, facilitam o controle de entrada, agilizando o processo e melhorando a experiência do participante.
- Networking: Um dos principais objetivos de muitos eventos é facilitar o networking entre os participantes. Crachás com informações claras sobre o nome, empresa, e cargo do participante tornam mais fácil para os participantes identificar e abordar pessoas com interesses ou objetivos profissionais semelhantes. Além disso, a inclusão de QR-Codes nos crachás pode promover a troca de informações de contato de maneira rápida e digital, ampliando as oportunidades de conexão.
Como criar o crachá apropriado para evento?
Inicialmente, é crucial entender o público-alvo do evento e quais dados devem constar no crachá. Em seguida, é fundamental criar o layout considerando o símbolo que remete à proposta do encontro.
Posteriormente, é preciso quantificar os participantes conforme o resultado apurado das inscrições deferidas e o pagamento efetuado. Assim, é possível ter um quantitativo de quantos crachás serão necessários.
Além disso, é aconselhável definir se haverá informações diferenciadas entre palestrantes e participantes, se haverá dados sobre permissão autorizada por dia ou por palestra/tema, se incluirá o nome de patrocinadores, dentre outras variáveis.
1) Avalie o material para crachá
O crachá deve ser confeccionado em material com maior durabilidade, ser resistente à água e conter acessórios e ajustes que o posicionem na altura central do indivíduo. Além disso, as letras devem ser dispostas em tamanho e cores suficientes para serem visualizadas a poucos metros de distância.
Nesse quesito, também deve considerar as cores usadas no produto final, que podem ficar diferentes após a impressão ou borrarem e impedir a visualização adequada do nome dos indivíduos.
Todavia, a elaboração de um crachá muito moderno implica investimentos financeiros mais elevados nesse artefato, o que, dependendo do tamanho do evento e do público participante, considera-se inviável.
Por isso, é interessante fazer cotações dos principais papéis utilizados na confecção de crachás, verificando a resistência do material quanto à danificação e à gramatura, que deve estar no intervalo entre 250 e 300 g.
Em algumas situações, é aconselhável a plastificação do crachá após a conferência do estudante/participante, principalmente naquelas regiões mais úmidas ou próximas de locais que emitem frequentemente partículas de ar, como os hotéis a beira mar.
2) Faça um layout atrativo
Apesar de os eventos científicos não se preocuparem demasiadamente com estratégias de marketing para divulgação, uma vez que o público interessado é mais restrito, é preciso investir na linguagem visual e evitar erros básicos.
Nesse quesito, é aconselhável inserir o número da edição do evento, de forma centralizada e com cores em destaque, com alguma informação diferenciada em relação às demais versões desse encontro científico. Assim, a décima edição do evento sobre direito econômico ou fisiologia dos animais marinhos deve trazer algo de novo e chamativo para os interessados.
Dessa forma, cabe incentivar a criatividade da comissão organizadora ou buscar uma assessoria de marketing para elaboração de mensagens envolventes e objetivas e que sejam atrativas para o público pagante.
Em algumas situações, é possível denominar o evento com o tema centralizador ou apurar formas de homenagear personalidades científicas que fizeram história em sua área de atuação.
3) Diferencie os indivíduos do evento
Um palestrante é aquele indivíduo com notório saber em sua linha de pesquisa e que trará informações atualizadas sobre determinado assunto. Por isso, é tendência que esse crachá seja diferenciado dos demais participantes do evento acadêmico.
Além desses profissionais, são oferecidos crachás para indivíduos que mantêm estandes de produtos relacionados ao evento científico, àqueles da comissão organizadora e a outros denominados como moderadores das mesas redondas.
Sendo assim, é aconselhável criar, logo abaixo do nome do indivíduo, as informações relacionadas ao seu propósito, tais como “palestrante”, “expositor/representante”, “participante”, “moderador” e “comissão organizadora”. A palavra “ouvinte” deixou de ser utilizada para aqueles indivíduos que acompanham a palestra e foi substituída pelo termo “participante” devido ao caráter ativo atribuído a essa nova denominação em detrimento da ideia passiva.
4) Invista em automatização
A elaboração de crachá para evento é uma tarefa complexa, que requer tempo, organização e atendimento à demanda dos participantes pela comissão organizadora de quem participará do evento. Além disso, os crachás podem frustrar as expectativas dos indivíduos mais exigentes quando são confeccionados com materiais de má qualidade ou feitos com pouco esmero.
Por isso, a implantação da automatização para essa tarefa tem despertado o interesse de muitos professores e gestores que necessitam desse artefato, de forma objetiva e prática para todos os envolvidos.
A automatização do processo de elaboração do crachá se inicia com a inscrição online do estudante e termina com a impressão dessa identificação após confirmação de quitação do pagamento.
Dessa forma, a elaboração do crachá será informatizada, reduzindo o tempo para a impressão desses documentos, o espaço para armazenamento e o número de reclamações sobre a grafia incorreta dos nomes.
O que não pode faltar em um crachá para eventos?
Para um crachá de eventos ser eficaz e funcional, certos elementos são essenciais. Aqui estão os itens que não podem faltar, juntamente com uma breve explicação para cada um:
- Nome do Participante: É o elemento mais crucial de um crachá, pois facilita a identificação pessoal e a interação entre os participantes. Permite que as pessoas se dirijam umas às outras pelo nome, criando um ambiente mais amigável e acessível.
- Empresa: Incluir o nome da empresa do participante ajuda a contextualizar sua presença no evento, permitindo que outros participantes identifiquem potenciais conexões de negócios ou áreas de interesse comum. Também é útil para fortalecer a rede de contatos profissionais.
- Cargo: Saber o cargo do participante fornece insights sobre seu nível de decisão e área de especialização dentro da empresa. Isso pode facilitar conversas mais direcionadas e significativas, além de ajudar na formação de parcerias estratégicas.
- QR-Code: Um QR-Code no crachá pode armazenar informações digitais como o perfil do participante, detalhes do contato, ou até mesmo a programação do evento. Quando escaneado com um smartphone, o QR-Code pode direcionar o usuário para uma página da web contendo mais informações ou para um aplicativo do evento, facilitando a troca de informações de contato sem a necessidade de cartões físicos e permitindo acesso rápido a recursos do evento.
Incluir esses elementos em um crachá de evento não só melhora a experiência de rede entre os participantes, mas também maximiza o valor do evento para todos os envolvidos, tornando a comunicação e a troca de informações mais eficientes e diretas.
Modelos de crachás editáveis
A utilização de modelos de crachás editáveis é uma verdadeira economia de tempo para organizadores de eventos focados em eficiência. Com a capacidade de personalizar facilmente crachás, ajustando elementos como informações do participante e logotipos, você evita o processo demorado de criação do zero. Isso não só simplifica a preparação do evento, mas também libera tempo para se concentrar em outras prioridades.
Para facilitar ainda mais, oferecemos um modelo de crachá editável pronto para uso. Este modelo, disponível para download, é versátil e projetado para se adaptar a qualquer tipo de evento. Com ele, personalizar crachás torna-se uma tarefa rápida e descomplicada, garantindo que a organização do seu evento seja tão eficaz e profissional quanto possível.
Aqui você pode baixar nossos modelos de crachás editáveis: https://materiais.doity.com.br/modelos-de-crachas-para-eventos?utm_source=blog&utm_medium=cta_materiais&utm_campaign=blog-materiais_440
Elaborar crachá para evento é uma das tarefas principais e exige programação, organização e número suficiente de colaboradores conforme a complexidade e o quantitativo de estudantes inscritos. Após essa definição, é fundamental observar as informações que constarão nessa identificação ou avaliar os custos para a implantação automatizada desse artefato.
E você, já teve problemas para elaborar um crachá? Quais foram as percepções positivas desse artefato? Já passou por outros problemas nos eventos científicos? Então, não deixe de ler como lidar com imprevistos!
