A vida de um organizador tem que ser metódica em alguns casos. O sucesso requer muito planejamento prévio e de forma precisa. E, para isso, um cronograma de eventos bem estruturado pode ser o seu melhor amigo: da idealização do projeto até à execução. Se você está se aventurando nesta área, temos dicas preciosas aqui de como fazer tudo da forma mais eficiente possível. É só continuar a leitura!
Por aqui, você encontrará:
A importância de um cronograma de eventos
Há tantas etapas e detalhes pequenos, logo no início do planejamento de um evento, que é até arriscado se garantir na memória para lembrar de tudo. Entendendo esta situação, você percebe como um cronograma de eventos é essencial e faz com que ninguém esqueça de nada.
Além disso, este tipo de organização garante o cumprimento de todas as etapas de forma estratégica para ganhar mais tempo e evitar ao máximo desgastes e estresses desnecessários. E nós sabemos, em um primeiro momento, você pode até achar que é demorado montar todo um projeto prévio, mas na hora da execução, isso tornará tudo mais rápido. Garantimos!
E quando este planejamento é adotado uma vez, você terá um modelo a ser seguido das próximas vezes, pois todo evento, seja lá qual for o tipo, precisa ter um plano envolvendo datas, pagamentos, aluguéis, convidados, e tudo deve ser lembrado no plano de execução.
O que colocar no planejamento
Aqui, será necessário estar muito familiarizado com o excel, o que significa dedicar um bom tempo com as tabelas do programa. Por outro lado, o trabalho árduo inicial sempre vale a pena quando no grande dia tudo sai do jeito que foi meticulosamente planejado, não é mesmo? Então sigamos!
O que fazer e quando
O seu plano se divide em ações que devem ser executadas antes, durante e depois do evento. Elencar cada uma dessas etapas é um dos primeiros passos que você deve pensar na hora de montar o seu projeto. Também é primordial dividir esses passos em categorias com o que já foi feito e o que ainda deve ser executado.
Outra dica, para o início de tudo, é colocar no papel os objetivos específicos que sua equipe quer alcançar com a realização do evento em questão. Isso fará com que todos pensem em cada ação de forma mais direta, com foco total nas metas e no tipo de público a ser atingido.
Datas
Estipule prazos. Às vezes, é preciso confirmar algo com urgência, como o lugar, enquanto outros pontos podem esperar um pouco como, por exemplo, a garantia de equipamentos, como caixas de som ou retroprojetores. Tenha os deadlines para cada ação e se dedique às que são prioridade.
Também é essencial ter um calendário no cronograma de eventos. Não apenas sobre os dias do encontro promovido por você, mas do ano inteiro. É importante saber sobre feriados e datas que podem atrapalhar ou ajudar a sua organização, e atrair mais ou menos participantes, como um grande festival na cidade ou algo promovido por algum concorrente, por exemplo.
As finanças
Detalhe o orçamento inicial e defina a quantidade de dinheiro que cada área receberá. Lembre-se: não é necessário muito capital para realizar um evento de qualidade, e sim ser realista e se organizar de forma concreta com base no que se tem disponível no caixa.
Por outro lado, se você espera contar com algum lucro, arrecadado a partir das inscrições do público, coloque essa projeção no cronograma, para ter uma ideia dos investimentos que podem ser feitos ainda na fase de organização, quando as vendas começarem a ter efeito.
#DicaDoity: Até aqui, você já deve ter percebido que são muitos os detalhes que devem constar no seu cronograma de eventos. Sendo assim, é bom ter um espaço com um checklist para conseguir acompanhar melhor todos os tópicos e ver o que já foi finalizado.
Além disso, deixe um espaço nas planilhas para que observações possam ser feitas. Às vezes, é importante tomar nota sobre alguma pendência que está em andamento sob uma condição especial, principalmente quando se trabalha em equipe.
Se alguém entrou em contato com um convidado no período da manhã e a confirmação da participação tem que esperar até a tarde, você pode deixar o aviso para o colega do turno seguinte, por exemplo, caso seja preciso se ausentar do trabalho e os outros tenham que continuar o que você começou.
Não deixe de conferir o nosso material em vídeo sobre organização de eventos!
Fornecedores, convidados e outros profissionais terceirizados atuam em momentos diferentes e será necessário alguns documentos esclarecendo quais serviços estão sendo ofertados, os direitos e deveres de cada parte e, claro, a questão do pagamento.
Tenha no seu cronograma de eventos os detalhes divididos em dois períodos: o do acordo, onde geralmente se deposita um valor inicial, e o de confirmação, quando o que foi prometido tiver sido cumprido e, então, o restante do que foi definido no contrato, pago.
A programação
Pode parecer bobagem, mas é importante colocar no papel como cada palestra, conversa e intervalo será, além do tempo de duração de cada. Isso vai evitar que algum convidado se prolongue demais, atrasando o que foi planejado, ou que outros imprevistos desse tipo apareçam.
Mas não estamos falando apenas do que você divulgará aos participantes. Tenha também uma lista para os membros da equipe de organização, com a divisão de tarefas de cada dia. Uma escala com ações pequenas, como revezamento dos turnos para descanso, é um diferencial.
Agora você chegou até aqui e sabe o que é preciso ter no seu cronograma de eventos. E todos sabemos que é tudo bem trabalhoso e só o planejamento pré evento requer bastante tempo. Mas é para isso que a tecnologia se desenvolve: para te ajudar a preparar tudo da forma mais rápida e eficaz.
E é por isso que temos mais uma dica final: uma planilha para se planejar com tudo o que é necessário até se chegar a uma organização eficiente é fácil de se achar na internet. Nós já pensamos nisso e desenvolvemos um modelo! O download está aqui embaixo e é gratuito. Aproveite!
