Como organizar um evento: dicas e estratégias de sucesso

Se você está planejando organizar um evento, é fundamental ter uma visão clara dos principais aspectos envolvidos na organização. Este artigo trará dicas e estratégias úteis que vão ajudá-lo a criar um evento de sucesso que atenda às expectativas dos seus convidados.

Com o objetivo de tornar o processo de organização mais fácil e eficiente, este artigo irá cobrir as etapas fundamentais da preparação, desde a definição do objetivo e planejamento até a contratação de fornecedores e elaboração de uma programação atraente. Além disso, vamos compartilhar insights valiosos sobre como lidar com desafios comuns que podem surgir durante a organização do evento.

Não perca a oportunidade de aprender com os profissionais e fazer do seu evento um sucesso memorável. Continue lendo este artigo para obter dicas práticas e estratégias eficazes que irão ajudá-lo a alcançar seus objetivos e tornar seu evento um verdadeiro sucesso.

Neste texto você vai aprender sobre:

• Como fazer um bom planejamento
• Montar uma excelente programação
• Mandar bem na divulgação
• Como organizar o credenciamento
• Agilizar o preparo e envio dos certificados
• As melhores formas de colher o feedback

Como organizar um evento? Comece pelo planejamento!

Sem planejamento e organização de eventos é impossível ter sucesso. Definitivamente, esse é o primeiro passo a ser seguido na hora de descobrir como organizar um evento. Nessa etapa você precisa colocar no papel, ou melhor, em uma planilha de organização, tudo o que você imaginou sobre o evento.

Descreva o formato, público, se a ideia é que ele seja gratuito ou pago, online ou presencial. Ah! Não esqueça de deixar claro qual é o objetivo e o tipo do evento – seria um mini-curso, palestra, workshop?

Depois que você definir essas informações básicas já pode começar a traçar os objetivos principais. Quer saber quais são? Confere!

Orçamento

Nessa etapa o mais importante é definir o valor máximo do investimento. Comece montando uma planilha de orçamento – deixe claro quanto pode ser gasto em cada etapa do evento. O orçamento geral será o guia dos seus próximos passos, por isso, seja realista! Liste todos os gastos com equipe, local, equipamentos, materiais, brindes.

Agora é só entrar em contato com os fornecedores, negociar, buscar parcerias e descontos em troca de divulgação no evento – você pode propor distribuir um panfleto da empresa junto com o kit entregue no credenciamento, por exemplo.

Fornecedores

Eles são responsáveis pela entrega dos materiais para o credenciamento, coffee break, brindes e até o aluguel de equipamentos – no prazo e sem danos. Isso faz toda a diferença na execução do evento. E para garantir que esse processo seja bem sucedido, você pode criar uma lista de contatos. Pesquise bastante, cheque as referências e avaliações de cada site. Pedir indicações para amigos organizadores também funciona bem!

#DicaDoity – Antes de fechar qualquer negócio, tenha certeza de que você está contratando uma empresa segura e legalizada. É muito importante formalizar esse processo, por isso, não abra mão de assinar um contrato, nada de boca a boca, viu?!

Equipe

É super importante escolher pessoas qualificadas e engajadas. Se você não tem uma equipe própria, busque referências e indicações.  Você também pode optar por utilizar o Linkedin para encontrar e filtrar as buscas por profissionais específicos ou até convocar voluntários em universidades.  

Divida as atividades com o pessoal. A equipe deve ficar responsável por entrar em contato com fornecedores, patrocinadores,atualizar os checklists, agendar os horários com os palestrantes, cuidar do credenciamento e muito mais.

Cronograma

Crie um cronograma com o intuito de organizar as datas para cumprir todas as atividades. Aqui você vai deixar bem claro tudo o que você precisa fazer antes, durante e depois do evento. Quer um exemplo? Deixe registrado a data do início das vendas de inscrições, a quantidade de fornecedores o horário da entrega e retirada dos equipamentos no dia do evento.

Local

Você sabia que a escolha do local do evento vai influenciar diretamente na decisão de compra do participante? Pense bem: eventos mal localizados dificultam o uso de transporte do público, podem transmitir uma sensação de insegurança e até prejudicar a satisfação antes mesmo do momento do credenciamento.

Por isso, você precisa se planejar. Garanta que o local é de fácil acesso, cheque se tem estacionamento próprio ou próximo, se comporta os inscritos, a sua equipe, os equipamentos, coffee break – caso o evento seja de médio ou grande porte.

Cheque a infraestrutura – estacionamento, banheiros, iluminação, climatização, tomadas – antes de decidir fechar qualquer negócio. Assim você vai evitar riscos e diminuir as suas preocupações de organizador.   

Data

Escolher a data do evento é uma tarefa que demanda tempo e dedicação. Você precisa pesquisar e entender todas as alternativas para não errar e ter prejuízos. Aqui vai uma dica: nunca marque o evento em feriados longos, datas comemorativas ou vésperas de grandes acontecimentos, como shows de artistas renomados e réveillon.

Nesses dias é comum que as pessoas estejam cheias de compromissos e viagens marcadas. Ah! Para garantir as inscrições no seu evento, você pode antecipar as vendas, assim, será mais fácil consolidar a data.      

#DicaDoity – Utilize bem o seu tempo. Você pode fazer isso distribuindo as atividades entre a equipe, mantendo o planejamento atualizador e os checklists em ordem. Desse jeito fica fácil gerenciar as etapas sem preocupação.  

Como organizar um evento: uma boa programação é essencial 

Chegou a hora de definir a programação, essa etapa é uma das chaves para o sucesso do evento e a satisfação dos participantes. Olha só!

• Palestrantes

No planejamento você já definiu qual será o tema, agora é só pesquisar quais nomes são considerados autoridade no mercado e entrar em contato para saber se há disponibilidade na agenda e valores. Antes de tomar a sua decisão, analise o orçamento, dinâmica e relevância do conteúdo sugerido pelo palestrante. 

• Atividades

Defina se o evento vai ter algum tipo de atividade como oficinas, workshops, palestras – isso faz toda a diferença na experiência do participante e pode elevar o nível de satisfação – principalmente se houver certificação em cada atividade.

#DicaDoity – Se o seu evento for acadêmico, conte com a ajuda de uma plataforma de eventos que ofereça submissão de trabalhos integrada. Isso vai facilitar o processo e transformar o seu trabalho manual em automatizado!

Como organizar um evento:  a importância da divulgação

Chegou a hora de mostrar para os futuros participantes que o seu evento existe e está esperando por eles!

• Site e inscrições

Criar um site vai facilitar a sua divulgação em vários sentidos. Nele você pode colocar informações relevantes sobre o evento como: programação, palestrantes, data, local, registro de edições anteriores – fotos e informações exclusivas. Além disso, é uma forma de formalizar, trazer autoridade ao evento e facilitar a venda de inscrições e pagamentos online.

#DicaDoity – Para facilitar o seu trabalho, você pode contar com a ajuda de uma plataforma de eventos. As melhores oferecem layouts personalizados para o site, venda de inscrições integrada e o melhor: tudo isso sem custos iniciais!

• Redes sociais

Ampliar a sua divulgação utilizando as redes sociais e alimentar o seu público com conteúdo relevante também é considerado pós-venda, sabia?

Aproveite o Facebook e o Instagram para interagir com os seguidores. Você pode utilizar ferramentas como o Story para aumentar o engajamento e, criar um canal de contato direto com os participantes através do chat – isso facilita as vendas!  Além disso, investir em posts de qualidade é essencial. Quer uma dica?

Você pode também utilizar ferramentas de design gráfico, como o Trakto ou o Canva , que são super intuitivas, possuiem funções gratuitas para te ajudar a produzir cards profissionais sem a necessidade de contratar um designer para isso.

• Material de divulgação

Dependendo do porte do evento e da verba disponível, vale a pena investir em divulgação offline como panfletagem e distribuição de banners. Esse tipo de material tem baixo custo e bastante rotatividade. Pode ser distribuído em pontos estratégicos como: eventos relevantes – que antecedem ao seu – e faculdades.  

Credenciamento

O dia do evento chegou, é hora de focar nos detalhes mais importantes para melhorar a experiência do participante, e o credenciamento é um deles. Confira, agora, como organizar um evento a partir dessa etapa.

• Recepção

Você já possui ou contratou profissionais qualificados na sua equipe. Agora é hora de oferecer um bom treinamento e direcioná-los para uma função. Eleja um líder para coordenar as atividades da recepção e distribua a equipe em locais estratégicos – entrada e saída, próximo aos banheiros, bebedouros. A equipe será responsável por direcionar e tirar as dúvidas dos participantes e convidados.

• Secretaria

Defina a quantidade de pessoas no local e os equipamentos necessários . Você vai alugar uma impressora ou imprimir as etiquetas antes do evento? A confecção dos crachás será manual?   

#DicaDoity – Utilize a tecnologia para automatizar o processo. As plataformas com foco em eventos acadêmicos oferecem aplicativos de check-in para registrar a presença dos participantes no seu próprio smartphone. 

Isso reduz as filas, melhora a experiência do participante, diminui a equipe e equipamentos no local. A plataforma também vai te ajudar a gerar etiquetas personalizadas de forma automática, controlar a entrada e saída e muito mais!

Criação e emissão dos certificados

Chega de executar esse processo de forma manual. Não é mais necessário perder tempo criando modelos, recolhendo assinaturas, imprimindo e distribuindo os certificados ao final ou até após alguns dias da realização do evento. Uma maneira simples de agilizar o processo é optar por utilizar uma plataforma de eventos e enviar os certificados, com alguns cliques, por e-mail.

Ainda não se convenceu? Nesse material nós te explicamos por que você deve apostar na versão online. Confere!

Colher o feedback é fundamental!

Você sabia que recolher feedbacks é super importante para descobrir como organizar um evento bem sucedido? Fique atento a esses pontos!

• Pesquisa de satisfação

Enviar uma pesquisa de satisfação é importante para garantir a qualidade de outras edições do evento. Através dela será possível identificar melhorias, entender a opinião dos participantes em relação à organização, equipe, palestrantes.Uma forma de efetivar a resposta da pesquisa é enviá-la ao participante por e-mail.

Algumas plataformas de eventos oferecem a possibilidade de baixar o certificado só depois de responder a pesquisa. Bem melhor do que distribuí-la ao final do evento, não acha?

• Relatório financeiro

Nessa etapa você vai fazer o levantamento de gastos, custos, mensurar os resultados e o rendimento da equipe. Para facilitar e agilizar o processo você pode utilizar uma plataforma de eventos. Com ela será possível acompanhar todos os investimentos e lucros feitos em cada etapa do evento, no decorrer de toda organização.

Para concluir a etapa com sucesso, não deixe de descrever tudo o que deu certo e as falhas que aconteceram antes, durante e depois do evento. Só assim será possível identificar as causas dos problemas e solucioná-los nas próximas edições.

Quando o assunto é facilitar os processos, a tecnologia é uma grande aliada. Como você viu, podemos contar com ela para automatizar e gerenciar de uma forma simples e segura todos os processos de como organizar um evento.  

Agora que você já sabe como organizar um evento, que tal baixar essa planilha para planejamento? Esse material está super completo e vai te ajudar a colocar em prática tudo o que aprendeu nesse post. Aproveite, é gratuita!