Muito se ouve falar sobre conferência, um dos tipos de eventos mais realizados ao redor do mundo. Isso por conta de sua versatilidade e de permitir ao organizador comunicar um tema e abrir o debate de forma ampla sem, necessariamente, buscar uma solução, mas sim visualizar os possíveis caminhos para determinada área.
Por isso, preparamos este material bem explicativo, onde explicamos desde o que é uma conferência à como organizar uma! O texto está cheio de dicas e curiosidades. Nele você você vai aprender:
- O que é uma conferência
- Qual o objetivo de uma conferência
- Como organizar uma conferência
- As principais conferências do mundo!
Ficou interessado? Então, continue a leitura!
Conferência: que tipo de evento é esse?
Conferência é uma reunião de pessoas interessadas em discutir um determinado assunto ou problema, com o objetivo de solucioná-lo ou apresentar hipóteses.
As pessoas que procuram por esse tipo de evento já dominam o assunto ou estão bem envolvidos em projetos da área, seja ela corporativa ou acadêmica. Grandes nomes são escolhidos para palestrar e contribuir com sua experiência, com suas observações e resultados de pesquisas.
O que se faz em uma conferência?
Existem conferências dos mais variados tipos e tamanhos. Em eventos de grande porte é possível que “pequenas conferências” aconteçam simultaneamente dentro dele, para tratar de temas mais específicos.
Nesses espaços as pessoas podem apresentar projetos, discutir as novidades do mercado, alguma regulamentação, entre muitas outras possibilidades.
Tanto quem organiza como quem participa ou palestra sai desse tipo de evento com uma grande bagagem e a contribuição atinge também a sociedade como um todo, pois são desses encontros que grandes decisões são tomadas.
Organizando um conferência: o que não pode ficar de fora!
Saber como fazer uma conferência é organizada é fundamental para o sucesso do seu evento. O planejamento estratégico é a etapa mais importante para ter a certeza de que tudo sairá conforme o esperado, sem falhas, surpresas ou turbulências.
Contudo, quando falamos na organização de uma conferência, são muitos os aspectos que precisam ser considerados: lugar, público, divulgação, inscrições, decoração, materiais necessários e palestrantes.
Elencamos abaixo algumas das principais etapas que precisam ser cuidadas durante a organização de uma conferência. Elas vão desde a escolha do local ideal aos cuidados com os imprevistos. Também selecionamos algumas dicas de tecnologias que podem facilitar ainda mais esse processo. Vamos lá?
1- Delimite o seu público-alvo
Pense para quem seu evento está sendo realizado, aquelas pessoas que você tem interesse que estejam presentes. Essa é umas informações mais importantes para a organização de um evento.
Essa escolha dará direcionamento a todas as demais decisões, pois o evento será construído e pensando para elas, com o objetivo de oferecer a melhor experiência de aprendizado possível, e isso só possível quando se conhece quem elas são.
Assim, fica muito mais fácil criar maneiras de engajá-los, a partir de estratégias assertivas, facilitando a divulgação e venda das inscrições.
2- Escolha o espaço ideal para a sua conferência
Alugue um espaço onde seja possível ter uma boa troca de informações entre os participantes. Pense bem: um ambiente repleto de móveis, sem ventilação e apertado, não é o ideal, concorda?
Um espaço apropriado é aquele que acolhe confortavelmente todos os convidados e que tenha uma boa estrutura para acomodar os materiais dos quais você precisa.
Priorize locais que ofereçam um espaço adequado para servir a alimentação e as bebidas durante os intervalos – esses momentos são ideais para a promoção de Networking.
Além disso, esteja atento a acessibilidade no seu evento! Para isso, é necessário conhecer bem o seu público, para providenciar banheiros acessíveis e rampas, como também intérpretes para as palestras.
3- Faça um planejamento de divulgação
Crie um site para divulgar todas as informações necessárias sobre o seu evento, tais como: data, horário, local, objetivos, inscrição e patrocinadores.
O site pode ser simples e institucional, contudo, precisa ser personalizado com as cores e ter o mesmo layout utilizado nos materiais gráficos, já que é uma extensão do evento — isso repassa mais confiança e credibilidade para a sua marca.
O ideal é que seja feito um planejamento de divulgação, pensado a partir do seu público-alvo, com o objetivo de comunicar conteúdo de qualidade, como demonstração do que será abordado durante os dias do evento.
As estratégias que podem ser utilizadas são muitas, que variam entre mídia offline e online, alguns exemplos são:
- E-mail marketing;
- Assessoria de imprensa;
- Mídias sociais;
- Materiais impressos: flyers, banners, outdoors e cartazes.
4- Roteirize as apresentações
Se a sua conferência tiver um ou mais palestrantes (instrutor, monitor, coordenador) é importante que você roteirize as apresentações: converse com cada membro que vai fazer o uso da palavra a fim de alinhar o tema (evitando que eles falem duas vezes a mesma coisa) e também para confirmar o tempo de apresentação.
Além disso, como se trata de uma conferência em que será preciso discutir o assunto em questão, é essencial que cada um promova um bate-papo interessante com os convidados.
5- Faça um checklist com todos os recursos necessários
Faça uma planilha contendo todos os recursos necessários (e os orçamentos) para o seu evento. Essa organização é importante para ter a certeza de que você não vai esquecer de nenhum detalhe importante e também para ter um controle de todo investimento que está sendo feito.
Inclusive, fizemos um texto para ensinar como montar um checklist ideal e deixamos um prontinho lá para ser baixado. Confira algumas ideias:
- Aparelho de som;
- Púlpito (se necessário);
- Alimentação e bebidas;
- Câmera;
- Datashow;
- Pastas, canetas e folhas para anotações;
- Acessórios para as apresentações: pen drive, notebook;
- Decoração;
- Mobiliário;
- Brindes;
- Seguranças;
- Software para inscrição;
- Materiais gráficos;
- Aluguel do espaço;
- Hospedagem e translado dos palestrantes.
6- Invista em uma plataforma para o evento
Outra dica que pode facilitar todo o processo de organização de uma conferência e, consequentemente, a vida do organizador e toda a sua equipe são as plataformas para a gestão de evento. Além disso, ela reduzem os custos – um sonho, não é?! Algumas de suas vantagens são:
- Criar um site personalizado para divulgar o seu evento;
- Facilitar o credenciamento dos participantes;
- Emitir certificados;
- Fazer as inscrições dos participantes;
- Coletar os principais dados;
- Enviar e-mail com materiais de divulgação do evento.
#DicaDoity: Como já deu para perceber, é quase impossível organizar um evento sem o auxílio da tecnologia. Então nada melhor que ficar por dentro das principais tendências para o ramo de eventos e foi o que fizemos no e-book abaixo!
7- Organize a emissão dos certificados
Essa é uma etapa da organização de uma conferência que precisa ser executada com muita atenção, pois atrasos e erros irão atrapalhar a equipe, o andamento do evento e prejudicar, diretamente, a experiência do participante.
Para evitar esses tipos de problemas, muitos organizadores imprimem todos os certificados (mesmo não tendo a certeza de que os participantes comparecerão ao evento).
Contudo, a melhor maneira é investir em uma plataforma de gestão de eventos: com ela, o participante faz o seu check-in automaticamente, e o melhor de tudo: ele pode pegar o seu certificado na saída ou ele pode ser enviado para o e-mail!
Além disso, caso seja do seu interesse, é possível sair no certificado o tempo que o participante permaneceu no evento — dessa maneira, fica muito mais fácil contabilizar as horas para validá-las como atividades complementares no seu currículo.
8- Aplique uma pesquisa de satisfação
Para saber se o seu evento agradou ao público, nada melhor do que aplicar uma pesquisa de satisfação: um formulário personalizado para o e-mail dos participantes. Através dessa estratégia é possível avaliar os principais pontos do evento, como atendimento, infraestrutura, palestrantes, equipe e divulgação, por exemplo.
Reserve um espaço também para que ele possa expor a sua opinião sobre os pontos fortes e o que pode ser melhorado – ouvi-los é a melhor forma de fazer seu evento crescer e se destacar no mercado!
Assim, quando você criar a próxima conferência, já saberá o que pode ser melhorado e o que precisa ser aperfeiçoado para agradar ainda mais o seu público-alvo.
9- Mensure os resultados
Faça um relatório ao final da conferência, contendo todas as informações sobre ela: justificativa, objetivos, público, relatório financeiro, descrição dos acontecimentos e plano de divulgação.
Logo depois, anexe o resultado da pesquisa de satisfação que você enviou por e-mail, para que seja feito uma análise geral — procure ouvir também as pessoas que trabalharam com você, a opinião delas é muito importante!
Essa documentação será muito importante, posteriormente, para servir como base para a organização das próximas conferências.Ah, e para conferir mais dicas de como otimizar a organização do seu evento é só assistir ao vídeo abaixo. Aproveite!
10- Saiba lidar com imprevistos
Por mais que tenhamos tudo planejado, normalmente, acontece algo que está fora do nosso alcance. Por isso, tenha um plano B para tudo o que você considerar que pode dar errado. Nesse momento, é essencial manter a calma, saber lidar com os imprevistos e contar com a equipe para ajudar a solucionar o problema o mais breve possível.
Para você se inspirar!
Separamos algumas das maiores conferências realizadas no mundo para que você possa buscar conhecê-las melhor e, quem sabe, participar. Afinal, nada ensina mais sobre como fazer eventos melhores, do que participando de eventos. Então, dá uma olhada nesses dois eventos!
- Web Summit
Essa é uma das maiores conferências de tecnologia e inovação do mundo que já vai para a sua 12ª edição. O Web Summit nasceu em Dublin, na Irlanda, no ano de 2009, para um público de pouco mais de 400 pessoas.
Atualmente, o evento recebe em média 70 mil participantes de todo o mundo! Por lá se reúnem grandes nomes do mercado mundial como também pequenas empresas e startups que estão nascendo agora, tratando sobre temas diversos que vão de moda à robótica e esportes.
Desde o ano de 2016 a capital portuguesa, Lisboa, sedia o evento. E, pelo visto, o governo português pretende continuar sendo a capital da tecnologia, pois investiu cerca de 110 milhões de euros – é muita grana! – para que o Web Summit continue realizando suas edições por lá pelos próximos 10 anos. Dá pra se ter uma leve noção do quanto os eventos impactam a vida das pessoas, não é?
- TEDx
Essa conferência, hoje mundialmente famosa, começou nos Estados Unidos e teve sua primeira realização no ano de 1986. A sigla TED significa Tecnologia, Entretenimento e Design, a união de três campos considerados poderosos para o seus idealizadores Richard Saul Wurman e Harry Marks.
O TED se tornou uma organização, sem fins lucrativos, que busca compartilhar ideias por meio das conferências chamadas de talks – pequenas palestras, ideais para se trabalhar um tema específico. E o TEDx é um programa que auxilia pessoas interessadas a organizarem o seu próprio evento, com o formato de conferência TED, na sua própria região.
Sim, você pode levar o TEDx para sua cidade, mas, claro, se receber a licença e seguir todos os pré-requisitos!
Como deu para perceber, organizar uma conferência de sucesso não é uma tarefa complicada: basta ter planejamento estratégico, criatividade e organização. Assim, fica muito mais fácil do executar sair como o planejado. Com este post, você conferiu algumas ideias sobre como fazer uma conferência de sucesso.
Gostou do nosso conteúdo? Então, baixa a nossa planilha de organização de eventos acadêmicos e sucesso!
