A organização de um evento pode ser uma tarefa desafiadora, desde a seleção do local até a escolha de fornecedores e a elaboração de um cronograma preciso. É aqui que entra o papel fundamental do coordenador de eventos, responsável por garantir que tudo esteja perfeitamente organizado e executado, desde a concepção até a finalização do evento.
Como uma das peças-chave na realização de eventos de sucesso, o coordenador precisa possuir uma série de habilidades, além de uma visão ampla e estratégica de todo o processo.
Neste artigo, vamos discutir o que faz um coordenador de eventos, as habilidades necessárias para ter sucesso nessa carreira, além de dicas e estratégias para se tornar um profissional de destaque no mercado.
O que faz um coordenador de eventos?
Falamos acima algumas atribuições do coordenador de eventos e já adiantamos que será impossível listar todas elas. Afinal, o organizador é aquela pessoa que atua no pré, durante e pós evento e que está sempre por dentro de tudo que acontece – o que é ótimo, pois isso transmite segurança para todos que estão sob sua coordenação.
Ele é a peça que une todos os envolvidos em um evento, desde os fornecedores aos inscritos e palestrantes. É o responsável pela documentação, orçamentos, contatos com clientes e liderança da equipe. Além disso, é quem pesquisa e reserva o local ideal para o evento, define quais equipamentos serão utilizados, cuida da divulgação e marketing e está presente no dia D, conferindo e dando uma mãozinha em todos os setores.
Qual o perfil de um coordenador de eventos?
Ele é um curioso nato, tem o perfil empreendedor e ama compartilhar. Algumas pessoas chegam a esse cargo por indicação, enquanto outros sempre mostraram aptidão para essa função desde a faculdade, por exemplo. Mas independentemente de como uma pessoa chegou ao universo dos eventos, uma coisa é certa: é preciso muito esforço e dedicação, pois não é só de talento que um coordenador de eventos é formado!
É preciso saber se comunicar, transmitir bem suas ideias – isso faz toda a diferença na liderança de equipes e na delegação das tarefas, como também na construção do networking. Saber lidar com imprevistos é essencial, como os temidos atrasos, por exemplo. Nessas horas todos correrão para a pessoa do coordenador e ele precisa saber como agir.
Outra característica indispensável a um organizador de eventos é ser observador. Ele precisa estar sempre atento aos detalhes, isso vai ajudá-lo a prever o problema antes da maioria e, com isso, se antecipar com a solução. Além disso, é muito importante ser organizado, pois ele vai lidar com muitas informações e documentos – nada que um checklist não o ajude, é claro.
Por último, mas não menos importante: é preciso ser positivo! Sim, essa, inclusive, é uma das característica que não pode faltar no perfil de um coordenador de eventos. Toda a equipe o ouve e segue suas instruções, se as palavras que ouvirem não forem positivas, mesmo diante de uma situação complicada, irão desanimar e deixar de acreditar no que estão fazendo.
Mas olha só, nem todos os organizadores já nascem com todas essas características. Como dissemos acima, o perfil ideal de um coordenador de eventos é fruto de muito esforço e investimento também.
Por isso, é importante fazer uma análise do pontos fortes e fracos e procurar melhorar as habilidades e aptidões através de cursos e workshops – como um curso para oratória, por exemplo (falaremos melhor sobre isso no próximo tópico).
Qual a formação profissional necessária?
Uma coisa é certa, o profissional que organiza eventos não precisa ter uma graduação específica. Sim, isso mesmo. Mesmo que uma pessoa tenha uma formação completamente diferente, como bacharelado em estudos vikings (acredite, esse curso existe de verdade!) ela pode sim passar a atuar como coordenador de eventos.
Mesmo que não tenha uma formação acadêmica na área, nada impede que faça – e é ótimo investir em si mesmo e na sua profissão – cursos e especializações nela.
O importante é que o organizador mantenha-se sempre bem informado sobre o mercado e procure aprimorar suas habilidades, isso vai ajudar na criação e ampliação dos seus eventos.
O que fazer para ser um coordenador de eventos de sucesso?
É normal as pessoas procurarem o segredo para o sucesso, a fórmula mágica que fará a coisa acontecer. Mas já adiantamos que ela não existe. O que pode fazer a diferença na carreira de um coordenador de eventos e levá-lo a outro patamar é a busca pelo diferencial.
O comodismo leva à inércia, enquanto a constante atualização ao dinamismo, e o mercado de eventos é feito disso, novidade, informação e interatividade! Assim, independentemente da graduação ou do tempo de experiência organizando eventos, sair do lugar, buscar capacitação e estar sempre atualizado fará, sem dúvidas, toda a diferença nessa carreira.
Dica bônus: artigos para aprofundar ainda mais
- “Planejamento Estratégico de Eventos” – Um artigo que ensina a desenvolver um planejamento estratégico para eventos de todos os tipos.
- “Marketing de Eventos: Estratégias e Táticas” – Um guia completo que apresenta as melhores estratégias de marketing para eventos.
- “Estratégias de Comunicação para Eventos” – Um artigo que explora as melhores estratégias de comunicação para eventos, incluindo dicas para maximizar o impacto das suas ações de divulgação.
- “Tendências de tecnologias para eventos“- Um conteúdo para ficar ainda mais antenado sobre as tecnologias que estão mudando a forma de produzir e entregar eventos.
Esperamos que esse texto tenha te ajudado a entender melhor a carreira de um coordenador de eventos. Mas agora, que tal agora aprender como organizar um evento acadêmico? Fizemos um manual completo para te ajudar nessa missão. Baixe agora, é gratuito!
