Construir uma boa lista de equipamentos para usar no seu evento é uma tarefa importante para qualquer organizador pois os equipamentos têm como principal função, estruturar o local do seu evento, entregar conforto, acesso às tecnologias e uma melhor experiência ao participante.
Existe uma variedade de produtos no mercado, cada um desenvolvido para um tipo específico de evento, como conferências, congressos, palestras, debates e muitos outros. Por isso é importante ter em mente o porte e o objetivo do seu evento.
Neste post nós vamos falar sobre quais equipamentos cada área de um evento precisa ter e a relação de custo benefício entre optar por um aluguel ou uma compra. Mas, antes de começar a nossa lista, vou te dar uma dica: se você está pensando em organizar um evento, o primeiro passo é se planejar, assim será mais fácil identificar os equipamentos necessários e fazer a escolha certa!
Já se planejou e está pensando em criar um checklist dos equipamentos? Continue a leitura, garanto que essas dicas vão te ajudar!
Credenciamento
Quando o assunto é dia do evento a atenção precisa ser redobrada. Além disso, realizar o credenciamento dos participantes exige a utilização de equipamentos específicos.
Em alguns casos, o credenciamento também precisa fazer o papel de recepção. É importante que o participante se sinta confortável, acolhido e bem à vontade, assim que chegar no local. Dessa forma, ele vai perceber que fez uma boa escolha e o seu nível de satisfação vai aumentar logo de início!
Outra coisa, proporcione um ambiente com a cara do seu evento, ele precisa expressar o conceito e seguir a identidade visual, assim logo de início ele vai atingir as expectativas do participante, causando uma boa impressão.
#DicaDoity: Ah, uma ótima dica para quem está organizando um evento de grande porte é alugar catracas eletrônicas para facilitar o controle de acesso na entrada no evento!
Os equipamentos mais comuns no credenciamento são:
1. Impressora
Caso você prefira fazer a impressão das etiquetas no dia do evento, vai precisar de um equipamento adequado. O recomendado para esse caso é a impressora de etiquetas térmica, ela é uma máquina de fácil uso, que realiza a impressão por unidade.
Utilizar a impressora térmica te dará a vantagem de reduzir custos pois evita impressões que não serão utilizadas, proporcionando economia de tempo e papel.
Porém, executar a impressão antecipadamente evitará os gastos com a compra ou aluguel da impressora, por exemplo. Por isso, você pode optar por imprimir as etiquetas através de uma impressora convencional, utilizando papel de etiquetas adesivas A4 ou Carta.
Ah! Para gerar as etiquetas de forma automática e personalizada, você pode optar por utilizar uma plataforma de eventos. Tendo ela como aliada será possível evitar a perda de tempo com a criação das etiquetas manualmente!
2. Computadores ou notebooks
No mundo dos eventos esse tipo de equipamento é essencial! Certifique-se que existem tomadas próximas a entrada do evento, para que o credenciamento esteja bem posicionado. Coloque os computadores de uma maneira que você fique de frente para o público e utilize essa ferramenta para registrar a presença e ter o controle do que está acontecendo no evento
3. Leitor de código de barras
O leitor é a opção para você que está à procura de uma ferramenta prática, foi pensado para ajudar a secretaria do evento. Ele é usado junto com o computador para fazer a leitura do código de barras que fica no comprovante de inscrição do participante. Isso agiliza o processo manual de digitação dos códigos que é feito um por um, além de evitar problemas com as informações do participante que muitas vezes precisam ser alteradas por algum tipo de erro.
Caso você utilize uma plataforma de eventos para realizar o credenciamento o processo será bem simples: No momento da inscrição os dados do participante serão armazenados na plataforma, logo depois o código de barras será gerado e enviado para o e-mail do participante que deve imprimi-lo e apresentá-lo no credenciamento no dia do evento.
Utilizar essa ferramenta evita contratempos como, erros de digitação da equipe no credenciamento, formação de grandes filas, aglomeração de pessoas e consequentemente a insatisfação dos participantes!
4. Aplicativo de check-in
Esse tópico não é necessariamente sobre um equipamento, mas sobre um aplicativo que pode ser usado em smartphones e que pode substituir o leitor de código de barras e também fazer a leitura do qr-code que normalmente vai no comprovante de inscrição.
O aplicativo de check-in facilita o credenciamento dos participantes e evita gastos com a compra ou aluguel de leitores de código de barras. Esse é um dos benefícios que uma plataforma de eventos oferece para o organizador!
Dia do evento
O dia do evento com certeza é o momento mais aguardado pelos participantes, afinal, ele investiu tempo e dinheiro vislumbrando adquirir conhecimento e ter a oportunidade de viver um pouco do que aprendeu. Você organizador já sabe disso e precisa ficar atento aos equipamentos que são necessários para cada tipo de evento, desde pequenas palestras e oficinas até grandes seminários e congressos.
Os equipamentos necessários são:
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Projetor e computador
Esses equipamentos servem para deixar seu evento mais interessante, interativo, completo e melhorar a experiência do participante, facilitando a didática de quem está à frente da plateia. Por isso, os coloque na primeira posição do seu checklist e deixe claro para os palestrantes que haverá a possibilidade da exibição de slides no momento da apresentação.
Outra dica de ferramenta super simples e de resultado rápido é o passador de slides que proporciona uma apresentação dinâmica e ágil, pois dá independência para o palestrante e o deixa livre para explorar os lados do palco sem preocupação.
Ah! Caso o seu evento seja de pequeno porte, você pode optar por utilizar um Flip Chart, é aquele famoso bloco de cavalete (um quadro com algumas folhas fixadas). que são super práticos, pois o palestrante não perde tempo apagando um quadro, por exemplo, ele pode virar a folha e continuar a sua apresentação, assim como voltar alguma delas para relembrar alguma informação.
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Sonorização (caixas), microfones, mesa de som e tripé
Tenha certeza que estes equipamentos estão presentes no seu checklist, eles são o complemento do projetor e dos computadores, sem eles seria impossível tornar a experiência do participante envolvente, afinal, o sistema de sonorização transforma tudo. Por isso invista na qualidade dos equipamentos para eventos!
Outra coisa que você pode observar é o formato do seu evento. Qual é a temática? Ele é mais conservador ou tem uma pegada jovem? E os palestrantes, como se comportam?
Respondendo essas perguntas você vai conseguir tomar algumas decisões rapidamente, como escolher um microfone de mão, ou um de rosto, perceber se o mais adequado será um sem fio ou um com tripé.
Isso evitará que um palestrante que se movimenta muito receba uma microfone com fio longo, por exemplo, e fique desconfortável durante a explanação. Além de correr o risco de tirar a atenção dos participantes.
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Câmera fotográfica/Equipamento de filmagem
É importante colocar dentro do seu checklist de equipamentos, algumas ferramentas que vão registrar os acontecimentos do seu evento.
Você pode investir em um equipamento mais profissional como uma câmera Full HD ou uma filmadora, que possui um diferencial: a qualidade do áudio devido ao seu microfone de maior alcance.
Equipamentos mais compactos também são boas opções principalmente se você está iniciando a carreira de organizador. Uma dica é investir em equipamentos com flash, para facilitar o controle da iluminação dos ambientes, depois é só escolher alguém da equipe para capacitar e realizar a cobertura do seu evento da melhor maneira possível.
Se preferir contrate uma empresa especializada em cobertura de eventos, ela vai te fornecer além dos equipamentos os serviços.
Quando tudo acabar você pode compartilhar as fotos e vídeos nas suas redes sociais e ficar com esse material guardado durante muito tempo. Nas próximas edições será bem mais fácil comprovar a qualidade do seu evento. Afinal uma imagem vale mais do que mil palavras!
Custo x Benefício
Ah! Lembra que falamos lá em cima sobre o custo x benefício dos equipamentos para eventos?
Então… Tomar a decisão de comprar ou alugar um equipamento para evento é mais fácil do que você imagina, basta conhecer bem a sua carreira de organizador.
Você costuma organizar muitos eventos, sendo a maioria de grande porte? Perceba que o aluguel dos equipamentos está sempre presente na sua tabela de custos.
Esse valor pode ser reduzido se você trocar o aluguel dos equipamentos pela aplicação do seu dinheiro na compra dos materiais mais usuais. Isso é vantajoso para você organizador, afinal é um investimento a longo prazo que te livrará de problemas com a falta de disponibilidade para aluguel, por exemplo.
Mas, se você iniciou a tarefa de organizador recentemente, o mais viável é alugar. Isso evitará preocupação com o armazenamento dos equipamentos que podem ficar parados por muito tempo depreciando e te proporcionará a opção de prever os gastos (caso você realize eventos pontuais), por exemplo.
Não esqueça, independente do caso, a pesquisa é a melhor maneira de evitar gastos desnecessários, então garimpe os sites de vendas, fique atento às promoções e não se limite somente a produtos novos. No mercado existe uma infinidade de equipamentos seminovos, em ótimo estado de conservação.
Lembre-se antes de completar a ação da compra, verifique a procedência dos produtos, o frete e a classificação dos vendedores! E para te ajudar a entender melhor esse universo dos materiais utilizados nos eventos, que tal conferir o nosso vídeo? Clique, vale a pena!
E aí, gostou? Agora que você está por dentro das dicas, que tal aprender como otimizar o seu tempo de organizador?
