A organização de um evento de sucesso exige planejamento e dedicação. É possível tornar a gestão de eventos mais simples e melhorar o dia a dia do organizador. Nesse post vamos te contar quais são as principais tecnologias que podem ser aplicadas em cada etapa do seu evento e como elas podem trazer praticidade, rapidez e facilidade para o seu dia a dia.
Também vamos falar sobre como é importante realizar a gestão de tarefas, pessoas e escolher a equipe certa para delegar as funções. Isso vai te ajudar a administrar o seu tempo, dinheiro e muito mais. Vamos lá?!
Neste artigo você vai aprender sobre:
- O quê faz um gestor de eventos?
- Gestão e planejamento de eventos
- Como trabalhar a divulgação dentro da gestão de eventos
- Controle financeiro e vendas
- A gestão no dia do evento
- Gerenciando o pós evento
O quê faz um gestor de eventos?
Antes de falar de gestão de eventos, precisamos falar do profissional por trás dessa área tão importante: o gestor (ou organizador) de eventos. Ele é a pessoa responsável por pensar e planejar todas as etapas relacionadas a organização de um evento, desde a concepção, passando pelo planejamento, produção, execução até o pós evento.
O gestor de eventos deve possuir habilidades como facilidade de comunicação e de relacionamento, boa organização e planejamento, ter uma boa rede de contatos, saber liderar equipes, entre outras. Neste vídeo explicamos melhor essas habilidades e porque elas são tão importantes para o gestor de eventos:
O gestor de eventos também é conhecimento como:
- Organizador de eventos
- Gerente de eventos
- Produtor de eventos
- Analista de eventos
- Coordenador de eventos
Gestão de eventos: Pré-evento
É no pré-evento que você se certificará que todos os processos da organização estão bem planejados e prontos para serem executados. Crie planilhas, checklists e antecipe possíveis problemas como: a formação de grandes filas no credenciamento ou o baixo orçamento para promover uma boa divulgação – que influencie nas vendas e contribua para a imagem positiva do seu evento. Depois de listar os possíveis problemas chegou a hora de encontrar as soluções. É aí que entra a tecnologia!
Planejamento para a gestão de eventos
Para facilitar a organização das atividades você pode criar uma planilha de planejamento. Comece deixando bem claro tudo o que será necessário para realizar o evento: Equipe, público-alvo, cronograma de atividades, tipo do evento e principalmente o orçamento disponível.
#DicaDoity: Para te ajudar, fizemos essa planilha que pode ser baixada gratuitamente. Nela você vai encontrar todos os processos do evento, divididos por áreas como: financeiro, infraestrutura, marketing, parcerias e muito mais.
Você também pode contar com a ajuda de aplicativos de organização como:
- Trello: É perfeito para você que gosta de listas de tarefas. O app te dá a opção de criar checklists, definir prazos para a equipe, anexar arquivos e muito mais. E o melhor: é possível adicionar pessoas à sua lista de tarefas e assim aumentar a contribuição, engajamento e organização de todos.
- Dropbox Paper: Precisa de um lugar para organizar as suas tarefas e reuniões sem precisar se preocupar? Esse app vai te ajudar! O Paper é um suporte que facilita o acesso a documentos em qualquer lugar. Você pode gerenciar a sua equipe – escrever em conjunto, comentar, anexar arquivos – além de detalhar as tarefas e documentar – como se fosse uma ata de reunião..
- Google Calendar: Esse aplicativo é ótimo para você que gosta de marcar na agenda as tarefas que precisam ser cumpridas. Utilizá-lo te dará a possibilidade de criar lembretes diários, semanais ou mensais no seu smartphone. E assim evitar esquecer datas, atividades marcadas ou reuniões.
Divulgação está dentro da gestão de eventos
Site
A tecnologia também te ajuda nessa etapa. Você pode criar um site para o seu evento e nele publicar qual será a programação, datas, fotos de edições anteriores e até mesmo das próximas que virão ao final do evento, além de vender as inscrições online. Para que a sua visibilidade aumente e sua divulgação seja efetiva, lembre-se de trabalhar bem o SEO – técnicas que otimizam seu conteúdo deixando mais fácil de encontrá-lo em buscadores como o Google. Aqui embaixo tem uma dica sobre isso.
#DicaDoity: Uma plataforma de eventos pode te ajudar nessa tarefa de SEO, já que os templates desses gerenciadores são otimizados para aparecerem melhor ranqueados nas pesquisas.
Depois de ter a certeza que o seu site está bem ranqueado, faça uma análise do seu funcionamento. Se você fosse um usuário, conseguiria permanecer tranquilamente navegando nas páginas ou ficaria descontente com a demora do carregamento, ou com a dificuldade de encontrar o que procura? Responder a essas perguntas vai facilitar a resolução dos problemas do seu site e, de bônus, dar um up nas visitas e inscrições. É a lógica: quando a satisfação do usuário cresce, o número de visualizações aumenta naturalmente.
Outra dica simples, que vai fazer toda a diferença no momento da decisão de compartilhar ou não um conteúdo seu, é a construção da identidade visual. Ela é atrativa? Conversa com o seu público-alvo? É de fácil visualização e compreensão? Acredite, esses pontos – bem construídos – vão efetivar o ato de compartilhar qualquer conteúdo produzido sobre o evento!
#DicaDoity – Quer saber mais sobre como melhorar o seu alcance, corrigindo pequenos problemas do seu site? Confere esse post!
Redes sociais
Utilize as redes sociais para alcançar mais participantes. É possível criar um evento no Facebook, colocar todas as informações como: data, local, horário, programação, link para realizar a inscrição – e convidar os seus contatos para comparecerem. O bom de utilizar o Facebook é que as pessoas podem compartilhar, convidar os próprios amigos e aumentar a visibilidade do seu evento. Montar um perfil no Instagram também é uma opção para ampliar a sua visibilidade. É uma ótima ferramenta para quem procura promover bastante interação entre os participantes ou quer ter um feedback mais rápido e eficiente – a rede oferece a ferramenta de Story para te ajudar nessa missão.
Além disso, você pode ampliar a sua visibilidade utilizando as hashtags nas redes sociais. No Instagram, o usuário já consegue seguir as que são mais atrativas para ele. Ou seja, elas levam o seu conteúdo até as pessoas que realmente estão interessadas em consumi-lo. Vale a pena apostar! Ah! Dentro das redes também é possível promover os posts para que alcancem mais pessoas, você decide o valor de acordo com a sua verba disponível e começa a investir!
Controle financeiro: não deixe fora do planejamento da gestão de eventos
Ter sempre em mãos os prazos, gastos e o orçamento do evento é essencial para manter o controle financeiro. Que tal apostar em uma planilha de orçamento? Baixe agora, é gratuita!
Nela será possível deixar bem claro quais foram os seus gastos durante toda a organização do evento e o que ainda falta ser feito, como realizar o pagamento de um fornecedor ou um equipamento alugado. Além disso, você pode optar por utilizar alguns aplicativos de gestão financeira como:
- Organizze: É um app intuitivo que possibilita o seu acesso em diversas contas. Onde você estiver acompanhe suas despesas, receitas, transferências e muito mais. O melhor é que ele serve para pessoas físicas e jurídicas.
- ContaAzul: Ele te mostra as contas que você ainda precisa pagar e receber, emite nota fiscal, te permite visualizar o fluxo de caixa e muito mais!
#DicaDoity: Uma forma de manter esse controle ainda mais bem definido é criando um checklist especialmente para a área financeira do evento.
Vendas
A tecnologia também pode te ajudar a realizar as vendas do seu evento de uma maneira mais prática – através de intermediadores de pagamento como o Mercado Pago ou o PagSeguro. Ao utilizá-los será possível oferecer as principais formas de pagamento como: cartão de crédito parcelado, boleto bancário e débito. É tudo feito online e de forma segura. E o melhor de tudo é que você não precisa gastar com espaço físico ou contratação de equipe para realizar as suas vendas. Outra vantagem é a comodidade que você oferece ao participante que não precisa se deslocar para realizar a inscrição.
#DicaDoity: Para facilitar esse processo você pode optar por utilizar uma plataforma de eventos que trabalhe de forma integrada a um intermediador de pagamento – como esses citados acima.
Algumas oferecem o recebimento antecipado – depois de 2 dias da realização do depósito pelo participante a plataforma já libera o dinheiro para o organizador começar a investir. Isso evita a correria para conseguir patrocínio ou recursos de terceiros. Bacana, não é? Dá play no vídeo e descubra o segredo para bombar as suas vendas!
Gestão de eventos: Dia do evento
Quando o dia do evento chegar é preciso estar atento a todos os detalhes. Promover a satisfação do participante vem em primeiro lugar. Por isso, gerenciar corretamente a secretaria é tão importante. A tecnologia também pode facilitar nessa etapa! Dá uma olhada!
Credenciamento
Com o uso da tecnologia, o credenciamento deixa de ser um momento estressante – quando o participante fica horas na fila – e passa a ser uma atividade rápida e prática. Como? Automatizando essa etapa com a ajuda de uma plataforma de eventos! Muitas delas possuem soluções para agilizar esse processo. Com a venda das inscrições online é possível enviar um comprovante de pagamento para o participante apresentar no credenciamento. Alguns gerenciadores também oferecem um aplicativo de check-in. No dia do evento, o código de barras do comprovante é lido por um app, melhorando a experiência dos participantes, além de ser uma opção para minimizar os custos com equipamentos.
Outra vantagem é a impressão das etiquetas e crachás. Em vez de escrever o nome de cada participante em cada crachá, que tal passar a imprimir as etiquetas prontinhas? Há plataformas que oferecem essa funcionalidade, é possível imprimi-las antes do evento começar e deixar os crachás prontos para serem entregues – isso poupa gastos com o aluguel ou compra de uma impressora, por exemplo. Graças à tecnologia é possível dar adeus ao trabalho manual! Quer saber mais dicas para arrasar nessa etapa? Assista ao vídeo!
Sorteios
A tecnologia vai te ajudar a realizar os sorteios do seu evento sem preocupação. Utilizá-la dará um fim ao seu trabalho manual!
- Planilha no Excel: Lá é possível colocar o nome dos participantes ou a ordem numérica da lista de presença, aplicar uma fórmula do próprio programa – que escolhe automaticamente um dos itens listados.
- Programas específicos: Você pode optar por baixar um sorteador no seu computador. Esses programas são encontrados em sites de downloads como o baixaki e são facilitadores do processo.
- Sorteadores online: Caso você não queira baixar um programa para realizar o processo pode utilizar um site especializado. O serviço é online dispensando qualquer tipo de instalação.
- Plataforma de eventos: Geralmente as plataformas oferecem a possibilidade de realizar os sorteios de uma forma automatizada. O processo é todo integrado ao credenciamento, ou seja, você pode escolher entre realizar o sorteio com todos os participantes ou somente com os presentes no dia.
Com tantas facilidades não será preciso pedir que algum convidado puxe um dos papéis cortados ou que o mediador escolha um número aleatório para ser procurado na lista de presença. Não é ótimo?
Gestão de eventos: Pós-evento
A entrega dos certificados, realização da pesquisa de satisfação e comunicação com o participante – pensando no pós-evento – são feitos aqui. Isso demanda atenção do organizador e responsabilidade da equipe. A tecnologia pode facilitar os processos e trazer mais segurança para executá-los com tranquilidade. Além disso, é uma forma eficiente de potencializar a entrega dos certificados. Nada melhor do que uma mãozinha para diminuir a margem de erro e perda de tempo, não é?
Certificados
Em vez de entregar os certificados ao final do evento, enviar por Correios ou solicitar que os participantes façam a retirada em um outro momento, que tal, enviá-los por e-mail? Uma plataforma de gestão de eventos que tenha essa solução integrada pode ser a melhor solução para você! É uma ótima forma de utilizar a tecnologia para agilizar o processo, evitar filas e, de bônus, economizar o seu tempo e dinheiro que seria gasto com equipamentos de impressão, papel – e ainda deixar os participantes super satisfeitos, claro.
Dessa forma, o certificado digital estará sempre disponível para o acesso e impressão do participante. Caso ele perca, não será necessário voltar a entrar em contato com você para pedir uma nova via, por exemplo. Ah! Depois de receber o certificado por e-mail existe a opção de download para impressão. Para saber mais informações sobre os tipos de certificados dá play no vídeo abaixo!
Comunicação com os participantes
Na gestão de eventos, manter um bom relacionamento com os participantes é tão importante quanto vender as inscrições. Se a comunicação for contínua e relevante ele, com certeza, pode se interessar em voltar a participar de próximas edições ou novos eventos. Para resolver o comum problema da perda de contatos, envie e-mails e conteúdo para os participantes! Quer saber como fazer isso? Explico aqui embaixo! O mailing é uma base de contatos para onde você pode enviar e-mails com o intuito de nutrir as pessoas com conteúdos relevantes. Quando deixamos o participante informado é muito mais fácil mantê-lo na nossa lista de contatos e aumentar as chances de participação de outros eventos.
#DicaDoity: Quanto mais próximo o evento estiver mais e-mails você pode enviar, mas cuidado, exagerar na quantidade pode afastar o contato. Um bom exemplo é, faltando entre 3 e 4 meses pro evento, que tal iniciar com 1 e-mail a cada 15 dias?
Pesquisa de satisfação melhora a gestão de eventos futuros
Em vez de formular perguntas, escrevê-las à mão, digitá-las e imprimi-las, para só depois disponibilizar a pesquisa aos participantes na saída do evento, você pode realizar o processo totalmente online. Investir em um software específico para realizá-la é uma ótima opção. No mercado existem plataformas que enviam a pesquisa diretamente para o e-mail do participante e ainda vinculam ao recebimento do certificado, garantindo assim a resposta do questionário. Para te ajudar a formular as perguntas do questionário você pode utilizar os sites de pesquisa. Dê uma olhada nos modelos prontos da internet, eles podem te inspirar!
#DicaDoity: Faça poucas perguntas, de forma direta – o formulário precisa ser rápido de responder. Quando o assunto é pesquisa de satisfação é bom lembrar que menos é mais!
Relatórios
Quando o evento terminar é importante mensurar resultados e analisar o rendimento da equipe. Montar um relatório financeiro vai te ajudar nesse processo. Você pode criar o seu relatório em uma planilha. Nela será necessário incluir gastos com material gráfico, custos como: logística, alimentação, aluguel do espaço e a receita final gerada. Utilizar uma plataforma de eventos também é uma opção! Com ela será possível acompanhar – no decorrer das etapas do evento – automaticamente todos os seus investimentos e lucros. Além disso, produzir um relatório te ajuda a mensurar o desempenho da equipe como um todo.
A ideia é fazer um balanço geral de gestão do seu evento – tirar os pontos positivos e negativos de cada uma. Essa é a oportunidade que o organizador tem de entender o que pode ser melhorado, acrescentado e removendo das próximas edições. Por isso, aproveite para detalhar todos os preparativos, separe cada atividade e descreva como ela aconteceu, qual material foi utilizado, cite o envolvimento do público, detalhe qual estrutura foi utilizada e se os equipamentos atenderam às suas necessidades. Desse jeito ficou muito mais fácil realizar o seu papel de organizador, fazer a gestão de eventos sem se preocupar e ir atrás do sucesso!
Agora que você já sabe como utilizar a tecnologia para dar adeus a maioria dos processos manuais de cada etapa da gestão de eventos, que tal baixar a nossa planilha e começar a se planejar?
