Eventos são importantes para gerar conexões, negócios, aprendizado, inovação na sociedade e muito mais. São responsáveis por proporcionar diversas experiências tanto para o organizador de eventos quanto para quem participa. É um mercado que não para de crescer e junto com ele vem as oportunidades de ingressar nessa profissão de visibilidade e sucesso.
É possível encontrar cursos a distância e profissionalizantes para capacitar você que ama esse universo e deseja trabalhar na área. Mas, não podemos esquecer que coordenar um evento demanda dedicação, empenho e muita atitude.
Nesse texto vamos te contar quais são as principais características que um organizador de eventos precisa ter para se destacar no mercado, qual é o perfil e o papel desse profissional, rotina e desafios da profissão. Ainda deixamos algumas dicas de ferramentas que vão facilitar o seu dia a dia. Vamos lá?
Nesse texto você vai aprender:
- Principais características de um organizador de eventos
- Qual é a rotina desse profissional
- Quais são os desafios da profissão
- Como ingressar na carreira e se tornar um organizador de eventos
Ah, se você prefere ficar por dentro de tudo o que tratamos aqui só que em formato de vídeo, fique a vontade para dar play e assistir esse aqui com as dicas da Aline!
Características de um organizador de eventos
Organização
A primeira característica que você deve priorizar é a organização. Afinal, você é um organizador de eventos e se não consegue manter o seu próprio trabalho alinhado, como vai ser capaz de coordenar a equipe e cada etapa do evento?
Lembre-se, é fundamental ter o domínio dos processos – do pré ao pós-evento -, saber equilibrar as demandas, distribuir tarefas e dar prioridade às atividades mais importantes. Ser organizado vai te ajudar a manter tudo sob controle e passar confiança para a equipe.
Facilidade de se relacionar e comunicar
Já parou pra pensar como é importante saber se relacionar com as pessoas? Independentemente da profissão, ter facilidade nos relacionamentos evita conflitos, resolve problemas e ainda dá credibilidade para manter a liderança.
Você precisa saber comunicar bem suas ideias e passar as informações de forma clara. Afinal de contas, é você o responsável por selecionar e lidar, diretamente, com fornecedores, escalar os integrantes da equipe, buscar patrocinadores e realizar contatos antes, durante e depois do evento com os convidados e participantes.
Não esqueça, saber ouvir e se comunicar também é fundamental para fechar negociações e estreitar relações.
Um organizador de eventos precisa saber liderar a equipe
Como organizador de eventos, você vai precisar saber conduzir as atividades e funções do seu dia a dia e da rotina dos envolvidos. Uma boa estratégia é a delegação de tarefas. Ela pode te ajudar a desempenhar, de um jeito mais tranquilo, a liderança da equipe.
#DicaDoity – Você pode distribuir as atividades e escolher pessoas para representar cada setor, assim fica mais fácil manter uma comunicação clara e eficiente.
Ter uma boa rede de contatos
Bons contatos ajuda o organizador de eventos na hora de procurar fornecedores, conseguir palestrantes, indicações, ou até encontrar alguém legal para participar do desenvolvimento das atividades – em casos de problemas que surgem de última hora. Por isso, esse tópico é tão importante.
Se você não tem uma ampla rede de contatos estabelecida, dá para fazer networking profissional participando de eventos, projetos da faculdade – se você for estudante universitário, claro -, viagens de trabalho e até aproveitar as oportunidades diárias.
Falar sobre a sua profissão para as pessoas é uma ótima forma de ser lembrado em um momento de necessidade. Afinal, a gente nunca sabe quando vai precisar de ajuda. Fica a dica!
Saber gerenciar o tempo
Tá aí uma coisa que você vai precisar saber fazer bem! O tempo não pode ser seu inimigo, na verdade, ele deve ser seu aliado durante todo o processo. Sabe por quê? Prazos são importantes, eles nos ajudam na organização e cumprimento das atividades.
Então, lembre-se, nada de procrastinação! Faça um cronograma e planeje as suas atividades de organizador de eventos de olho nos prazos. Mão na massa!
Criatividade
Tá procurando o diferencial para entrar no mercado de eventos com tudo? A palavra da vez é criatividade! Mas, se esse não é o seu forte, não precisa se preocupar.
O segredo para o promotor de eventos pensar em ideias inovadoras está super ligada às referências que você consome no decorrer da sua vida. Legal, não é?
É muito importante estar aberto às novidades, procurar informações, acompanhar e ficar atento também em outras áreas. Aqui vai uma dica de leitura para você começar a alimentar esse espírito curioso que, em algum lugar, deve existir dentro de você!
Saber negociar
Essa é uma característica que não pode ser colocada de lado quando o assunto é organização de eventos. Desenvolver a habilidade de negociar é fundamental para enfrentar problemas que podem surgir durante o gerenciamento, já que, nem sempre, a verba disponível será alta ou o orçamento cobrirá todas as despesas.
A negociação precisa ser colocada em prática nesses momentos. Assim fica mais fácil conseguir parcerias, redução de custos e convencer os fornecedores a aceitar as suas propostas através de um discurso assertivo e que conceda benefícios para os dois lados, afinal negociar é uma via de mão dupla! É uma habilidade super necessária para um organizador de eventos!
Saber lidar com imprevistos
A gente sabe o quanto pode ser difícil identificar problemas e descobrir como lidar com eles. Mas, calma, apesar dessa ser uma característica importante para o organizador, é um bom exemplo de habilidade que pode ser adquirida com o tempo e a experiência de realizar eventos.
Um conselho para quem ainda está no início da carreira é lembrar de manter a calma e estar sempre por dentro do que anda acontecendo nos setores.
Estimule a comunicação e busca por soluções vindas da equipe, afinal duas cabeças pensam melhor que uma – imagine várias mentes pensando, quantas soluções não podem surgir?!
Gostar de aprender
Estar disposto a aprender, a ouvir e buscar informação vai te ajudar a se destacar na carreira de organizador de eventos. Isso porque o mundo está em constante mudança, fique atento às tendências do mercado.
Assim, fica mais fácil entender como atingir, criar empatia e identificação com o público-alvo do evento.
Pensar nesse universo vai te ajudar a chamar a atenção do público-alvo e fazer seu evento vender mais. Mas você só vai conseguir estar por dentro das tendências, ferramentas e novas tecnologias através da busca por conhecimento diário.
Então, já sabe, dê atenção aos assuntos da atualidade e invista em você – cursos e especializações são fundamentais durante a profissão.
Leia também:
• Como ter mais autonomia e produtividade na gestão do seu evento?
• Como atrair público para seu evento: 6 segredos imperdíveis
Ser positivo
Passar confiança para a equipe é uma característica que pode impulsionar e animar o pessoal diante de uma situação complicada, pois todos sempre esperam um posicionamento e olham para a figura do organizador de eventos no momento de solucionar dificuldades.
Encarar as situações com um sorriso no rosto pode ser o melhor remédio para vencer problemas do cotidiano, é importante ser positivo!
Até porque, nem sempre as coisas vão ocorrer como esperado, acreditar na solução dos problemas vai te levar a melhorar cada vez mais a experiência do participante.
Se você não costuma olhar para o lado bom das situações, comece a praticar! Lembre-se, errar também é uma forma de aprender e evitar novas falhas. Contornar os deslizes com positividade vai te dar credibilidade em todos os eventos que for realizar.
#DicaDoity: Se você quer facilitar a sua carreira de organizador de eventos, nada melhor do que contar com a ajuda da tecnologia! Aqui vai uma lista com algumas ferramentas super funcionais, que vão automatizar os processos da organização:
- Organização financeira: Organizze;
- Organização de processos: Trello, Paper do Dropbox;
- Checklists: Checklist fácil, Moki;
- Plataforma de eventos: Doity.
Rotina do organizador de eventos
Como você deve imaginar, trabalhar com eventos te dá acesso a um universo de possibilidades. É isso mesmo, se tornar um organizador vai te presentear com a oportunidade de passear por diversos tipos de eventos e assim ganhar experiências novas para a sua profissão e vida pessoal.
Nós confessamos que para alcançar o sucesso é preciso apostar em muita dedicação – assim como em diversas outras carreiras – a diferença é que trabalhar com eventos é um desafio cheio de recompensas!
Um profissional dessa área pode organizar vários tipos de eventos como congressos, jornadas, conferências e muito mais – conheça outros tipos de eventos corporativos aqui e mais eventos acadêmicos nesse texto.
Mas não é só isso, ele também pode trabalhar em setores públicos, empresas privadas, se focar em produzir ações sociais para a alguma comunidade ou centro cultural e até investir na carreira de organização de eventos digitais.
De modo geral o organizador de eventos não tem uma rotina fixa por conta da variedade de ações que pode gerenciar mas o que podemos adiantar é que você vai estar diariamente em contato com planilhas de planejamento, acompanhando as tendências do mundo para entender o mercado.
Como também em uma busca implacável por parceiros e fornecedores que se adequem ao orçamento, além de ser responsável por definir outros detalhes como a escolha do local adequado, tipo de divulgação e monitoramento do pós-evento.
Desafios da profissão de organizador de eventos
Para deslanchar na carreira de organizador é preciso estabelecer uma boa rede de contatos, ou seja, fazer networking profissional e assim montar a sua lista de opções de parceiros, fornecedores, profissionais que podem compor a equipe e, principalmente, os potenciais participantes.
Além disso, é preciso investir no marketing pessoal para que o seu nome seja reconhecido no mercado. Estar sempre em busca de informações e pesquisas sobre o perfil do público do evento para criar ações estratégicas e direcionadas à eles.
Saber trabalhar em equipe, negociar e se manter positivo também são obstáculos que você precisa ultrapassar. Outra coisa, os desafios dessa profissão estão muito ligados a uma rotina mal planejada e imprevistos que não foram antecipados.
Por isso é tão importante se planejar e é sobre isso que eu falo no vídeo abaixo, vale a pena conferir e evitar os erros que podem acontecer na organização dos seus eventos!
Como ingressar na carreira de organizador de eventos
E aí, se identificou com a rotina desse profissional e tá afim de enfrentar esse desafio? Agora você vai entender como ingressar nessa carreira de sucesso! Olha só, o primeiro passo é buscar por formação profissional. Hoje, existem diversos tipos de cursos disponíveis no mercado destinados ao organizador de eventos.
Sejam online ou presenciais eles tem um foco em ensinar conceitos sobre o gerenciamento dos processos para o dia D. A formação – que pode durar até 4 anos – abrange conhecimentos específicos sobre o pré, durante e pós evento que vão te ajudar no desempenho das suas funções.
Nos cursos você vai aprender assuntos como:
- Como estruturar a organização;
- Gerenciamento dos contratos de prestação de serviços;
- Documentação e protocolo do evento;
- Como lidar com o público;
- Formas de montar o planejamento das etapas;
- Criação de projetos e muito mais!
Mas é claro que para se destacar é preciso muito mais do que um curso de organização de eventos, você deve aprimorar habilidades e investir em outras áreas como: marketing, logística, finanças, administração. Além disso, ter um conhecimento mais apurado sobre informática e idiomas vai ajudar a aprimorar as sua planilhas e, quem sabe, até ganhar a oportunidade de organizar eventos fora do país.
O melhor é que você também pode trabalhar com ferramentas em outra língua sem depender de tradução e consumir conteúdos internacionais – já pensou no leque de possibilidades que pode se abrir e te impulsionar a fazer a diferença no seu segmento?
Ficar atento as tendências do mercado também vai te ajudar muito nessa jornada de organização de eventos. Bom, a gente por aqui é apaixonado por esse universo dos eventos e, por isso, sabemos que essa área é cheia de emoção.
Afinal, eventos movem pessoas, trazem respostas e mudam perspectivas. Estar inserido nessa construção te torna um agente transformador!
Para começar super bem e cheio de organização, baixe a nossa planilha de planejamento. Ela vai te ajudar a entender e gerenciar os processos dos seus futuros eventos de um jeito super simples. Aproveite, é gratuita!
