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Retomada dos eventos: saiba como se preparar para o retorno seguro

Escrito por: Aline Braz

A retomada dos eventos tem sido o principal objetivo do mercado desde que o mundo dos eventos precisou suspender as atividades por conta da pandemia da Covid-19. Depois de muitas incertezas e inseguranças, o cenário começa a mudar, graças ao avanço da vacinação, à redução do número de internações, óbitos e de um maior conhecimento a respeito da transmissão e de como impedir que o vírus circule entre as pessoas.

Durante a paralisação das atividades presenciais, o mercado de eventos encontrou soluções para manter o fluxo de trabalho. Os eventos online se mostraram tão eficientes que devem continuar como ótimas opções para os organizadores. E nesse texto você que é organizador vai conhecer as opções de eventos para essa retomada.

Para se preparar para a retomada dos eventos, é preciso entender como está o cenário dos eventos no Brasil. Além disso, conhecer todos os cuidados e recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS), órgãos de saúde e os protocolos e decretos estaduais e municipais. Pensando nisso, fizemos esse texto com todas as informações que você precisa saber!

Como está o mercado para a retomada dos eventos? 

 retomada dos eventos

Em questão de dias tudo mudou. Fomos obrigados a nos adaptar a uma realidade com restrições de contato físico e outras inúmeras mudanças nas relações humanas. A Covid-19 trouxe novos modelos de trabalho, de compras, serviços, entretenimento, aquisição de conhecimento e muito mais.

Com as recomendações para evitar aglomerações e manter o distanciamento social, os organizadores – e participantes! – e os eventos precisaram se reinventar em um cenário que nos tirou até os abraços de quem amamos.

O universo online surpreendeu a todos, trazendo soluções rápidas, aproximando pessoas no mundo todo. Ele tornou possível os encontros, a produção de conhecimento, além de diversão no momento de maior isolamento. As lives se proliferaram e, em questão de meses, os eventos online já haviam roubado a cena. Até nós, aqui da Doity, realizamos o nosso primeiro evento nesse período, o Doity Experience – modo on – foi incrível!

E agora, com a imunização avançando em todo o mundo, o mercado tem iniciado a retomada dos eventos presenciais. Mas, em meio a tantas expectativas, é importante lembrar que a pandemia continua! Para garantir maiores chances de sucesso nessa volta dos eventos presenciais, eventos teste foram realizados em várias cidades do país.

Protocolos sanitários foram estabelecidos, incluindo testagem rápida da Covid-19 na entrada do evento, aferição de temperatura, uso obrigatório de máscaras, corredores mais largos para garantir o distanciamento, além do limite de público.

Vale lembrar que as ações e dicas que falarmos por aqui devem vir acompanhadas de bom senso e cuidados! Decisões erradas e descuidos não só farão um evento ser considerado ruim, mas poderão afetar, diretamente, a saúde pública!

A vacinação no Brasil e a retomada dos eventos

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Mais de 85 milhões de brasileiros estão totalmente imunizados contra a Covid após terem completado o esquema vacinal, com primeira e segunda dose ou dose única, o que corresponde a 41% de toda população. O ideal de vacinação, segundo a OMS é de 60% a 70% da população – acompanhe por aqui atualizações diárias sobre esses dados.

Nos maiores centros de eventos do país, São Paulo e Rio de Janeiro, a vacinação também segue avançando. No estado de São Paulo já são quase 27 milhões de pessoas com o esquema vacinal completo e no Rio de Janeiro mais de 7 milhões.

A previsão, segundo o Ministério da Saúde, é de que a população adulta do país esteja cem por cento imunizada em outubro. Ou seja, o Brasil ainda está envolvido no processo de vacinação e, mais do que nunca, é importante ser vigilante, atender às recomendações sanitárias e de autoridades da saúde, para que a retomada dos eventos e de outras atividades, como o turismo, seja um sucesso.

Já ouviu falar no passaporte da vacina?

Enquanto a vacinação no país segue avançando, uma saída que tem sido adotada por alguns estados é a comprovação oficial de vacinação contra a Covid-19. Essa é uma medida que já é utilizada pelo setor de turismo para as viagens internacionais, por exemplo.

Essa comprovação oficial é obtida pelo aplicativo Conecte SUS, do Ministério da Saúde. Ele dá acesso à Carteira Nacional Digital de Vacinação, onde é possível consultar todas as vacinas aplicadas nas redes pública e privada, entre elas, a da Covid-19.

Lembrando que, mesmo depois de vacinado e com o comprovante de imunização em mãos é preciso aguardar os 14 dias após completar a vacinação para realizar qualquer atividade que exija contato direto, seja com as duas doses ou com dose única, para que o sistema imunológico crie uma resposta.

Quais os primeiros passos, regras e expectativas para essa retomada dos eventos?

Mas, e agora? O que os próximos meses nos reservam? Bem, essas são perguntas impossíveis de responder com exatidão. A única certeza é que o respeito aos protocolos de segurança farão toda diferença nesse momento e, sem dúvidas, evitarão mais casos da doença e um retrocesso na disseminação do Coronavírus.

Cada estado tem suas regras e restrições de público e é muito importante estar por dentro de todas elas! Parra te ajudar, separamos informações sobre algumas cidades no final do texto!

Então, esse é o primeiro passo, colocar a saúde de todos em primeiro lugar. Ofereça um ambiente seguro e dê o seu melhor em toda organização. As pessoas estão há mais de um ano sem participar de eventos físicos e, certamente, estão com saudade da troca humana e das experiências únicas oferecidas por esse tipo de evento. Elas vão adorar viver tudo isso  novamente, aproveite!

Tipos de eventos para realizar nessa retomada dos eventos

 retomada dos eventos

Eventos presenciais

Sejam eventos acadêmicos, corporativos, religiosos, esportivos e muitos outros, a expectativa é grande para a retomada dos eventos no formato presencial.

Finalmente eles já podem ser realizados, obedecendo as regras de restrição de público e com normas de seguranças bem estabelecidas – falaremos melhor sobre isso à frente. Lembrando que esse é um cuidado necessário e que não pode ser desconsiderado para que esse retorno seja, de fato, efetiva e tudo se encaminhe, em breve, para a normalidade.

#DicaDoity: Temos uma série de conteúdos no nosso blog sobre a organização de eventos e você ainda se sente perdido nessa etapa, além dos textos, que tal começar o nosso curso online de organização de eventos? Ele é super completo e ainda oferece certificação!

Eventos online 

Os eventos online foram a saída para o mercado de eventos no seu maior momento de incertezas, passando de uma das alternativas do momento para o carro-chefe. E se engana quem pensa que eles foram apenas isso!

Eles vieram para ficar e não deixarão de ser realizados nos próximos anos. Pelo contrário, a versatilidade e facilidade que oferecem fez deles uma ótima opção em uma sociedade que preza cada vez mais pela comodidade e agilidade.

Além disso, esse formato permite que o alcance de público seja muito maior! Pois nele não há delimitações geográficas que impeçam de um evento chegar a qualquer lugar no mundo. Então, não desperdice essa oportunidade!

#DicaDoity: Quer saber mais sobre a organização e transmissão de eventos online? Clique aqui e confira o nosso guia completo de criação e transmissão de eventos online!

Eventos híbridos

Os eventos híbridos são encontros que misturam as experiências do presencial com o online, ou seja, uma excelente alternativa para ambos os públicos. Eles podem ser eventos presenciais com transmissão em tempo real para uma plataforma online, como também uma transmissão online ao vivo para uma plateia reunida em um espaço físico.

É esperado que os eventos híbridos ganhem cada vez mais espaço, principalmente nesse momento de retomada dos eventos. Por isso, conhecer bem os dois mundos, presencial e online, te fará sair na frente nesse momento tão decisivo para o mercado.

#DicaDoity: Saiba mais sobre os eventos híbridos com esse texto incrível e super completo que preparamos para você!

Segurança e protocolos para a retomada dos eventos

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Como esse momento de retomada dos eventos é uma época de cuidados, segurança é a palavra da vez. As pessoas – organizadores e participantes – precisam entender que as coisas estão voltando ao normal, mas o caminho a se percorrer é fundamental para que todos os envolvidos nesse retorno estejam confiantes, confortáveis e, sobretudo, saudáveis.

Elencamos abaixo algumas dicas de segurança indispensáveis para serem executadas no seu evento!

Crie e respeite o limite de público

A ansiedade pela retomada dos eventos pode ser grande, mas a cautela precisa ser ainda maior! Por isso, estabelecer limite de público, obedecendo as normas do seu estado e mantendo o bom senso. Isso é essencial para criar um ambiente seguro para os participantes. Nada de aglomerar!

Escolha locais amplos e arejados 

Outro cuidado importante é com relação a escolha do local do evento. Por mais que o seu público não seja tão grande, dê preferência a um local amplo, que favoreça à circulação de ar – o ideal é um local aberto e bem arejado! – para que as pessoas possam manter certa distância entre elas, mesmo que sentadas.

Caso não seja possível conseguir um local aberto, pense em como pode oferecer segurança mesmo em locais fechados e com ar-condicionado. Em casos assim, é preciso ser ainda mais vigilante com o uso de máscara e o distanciamento. Lembre de arejar a sala nos intervalos e divida o público nas salas, para que tenham menos pessoas reunidas.

Faça o seu participante se sentir seguro

Outras medidas de segurança que devem ser adotadas são: organizar a aferição de temperatura na entrada do evento, estabelecer o uso obrigatório de máscaras durante todo o evento – pois mesmo depois de vacinadas, as pessoas ainda podem transmitir o vírus.

Além disso, espalhe álcool em gel por vários locais do eventos e delimite esses espaços, mantendo-os sempre seguros e limpos. Tenha atenção redobrada nas áreas dos banheiros, nos locais onde serão dispostos buffets e coquetéis, nos espaços de convivência e onde serão feitas apresentações musicais.

Como a Doity pode ajudar nessa retomada dos eventos?

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É  claro que a Doity também está nessa luta para uma retomada segura e definitiva dos eventos presenciais! Por isso, pode contar com a gente para organizar e executar várias das ações necessárias do seu evento. Listamos algumas para você:

 Com a vendas de eventos online

Mesmo que o seu evento seja presencial, as vendas não precisam ser também, não é? Já não é mais novidade fazer a venda das inscrições de forma online. E na Doity todo esse processo consegue ser ainda mais prático e simples.

Você cria o site, com a cara do seu evento, cadastrar todas as informações e ainda disponibiliza a venda das inscrições de forma segura – nas modalidades cartão de crédito, boleto bancário, débito e compras parceladas -, ao mesmo tempo em que faz o controle financeiro e das vagas do evento.

Para quem organiza eventos acadêmicos e científicos, a plataforma oferece uma solução para que a submissão dos trabalhos acadêmicos seja feita de forma automática, uma verdadeira mão na roda!

Credenciamento automático

Outra etapa importante do seu evento que pode ser feita de maneira automática e que vai reduzir os riscos de aglomeração em filas é o credenciamento. E, claro, que a Doity também auxilia nesse processo!

Nada de ficar parado numa fila e depois ainda ter que esperar a organização conferir dado por dado nos incontáveis papéis. Um software poupará todo esse tempo através de um check in mais rápido via leitura de QR code nos smartphones.

Ah, sem contar que, controlar o tempo que o participante ficou no seu evento – principalmente em cursos, congressos ou eventos acadêmicos – é super importante na hora de emitir as certificações. A Doity registra a hora de entrada e de saída do participante, o que facilita na hora de contabilizar a carga horária para inserir no certificado.

Comunicação virtual e efetiva 

Você pode fazer toda a parte de comunicação com os participantes do seu evento de forma online. Desde o processo de divulgação, como o de informações do evento, através do envio de e-mail marketing.

Essa ferramenta é ótima também para facilitar a comunicação em todo o processo de submissão de trabalhos científicos. Você conta com os dados dos participantes integrados à plataforma, o que facilita o momento de enviar os e-mails de revisão e correções.

Aproveite também as redes sociais para se comunicar com os participantes do seu evento, elas são perfeitas para isso! Defina o tom de voz e a identidade do seu evento e seja bastante ativo nas publicações e interações.

Que tal um app exclusivo do seu evento?

Além disso, na Doity você consegue criar um app exclusivo do seu evento. Essa é uma das melhores opções para disponibilizar a programação do evento! Você consegue passar todas as informações, até de última hora, de maneira rápida, prática e segura. Sem contar que o aplicativo também funciona offline!

Preparo e envio de certificados online

Outra maneira de garantir menos contato físico com os participantes, além de facilitar a sua vida e de toda a organização do evento, é criar e disponibilizar os certificados de forma online. E adivinha? Na Doity você também consegue fazer isso!

Prepare e envie as certificações com antecedência para os e-mails cadastrados na plataforma no momento das inscrições. Com a agilidades de clique você cumpre essa tarefa e deixa todos participantes felizes da vida ao receberem o certificado por e-mail assim que o evento terminar.

Tenha o ambiente perfeito para seus eventos online e híbridos

Seja um evento online ou híbrido, escolher o espaço ideal para o seu evento é essencial para o seu sucesso. Além de um local seguro, a Doity Play, a solução digital desenvolvida pelos nossos especialistas, consegue suprir todas as necessidades do seu evento, seja ele online ou híbrido, ou ambos.

Isso porque a Doity Play tem acesso às informações da nossa plataforma. Assim, você consegue, por exemplo, gerir a venda das inscrições, a submissão dos trabalhos científicos  e fazer envio dos certificados ao mesmo tempo em que organiza o espaço para a transmissão online, com chat, estande para os patrocinadores e salas para atividades simultâneas. Saiba mais no banner abaixo!

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Transmissão via mobile
Chat para interação dos participantes

Confira as atualizações dos decretos de algumas cidades do país

O compartilhamento de conhecimento não pode parar nessa retomada! Para isso, é indispensável saber o que está acontecendo no país, para construir protocolos e definir cuidados que atendam às demandas dos mais diversos eventos.

Ah, lembrando que essas informações estão sujeitas a mudanças e, de acordo com o avanço da vacinação e a melhora nos índices de contaminação, os decretos tendem a ficar cada vez mais flexíveis. Então, procure sempre os decretos mais atualizados dos estados e cidades e confira as novidades.

Pensando nisso, separamos informações sobre algumas cidades do país para facilitar sua vida e deixar você por dentro!

São Paulo

Na cidade de São Paulo, os eventos sociais, corporativos, culturais e esportivos estão permitidos e o estado liberou a realização de shows em pé, baladas, bares e eventos esportivos com 100% do público. Mas ainda mantém restrições de distanciamento de um metro entre pessoas, protocolos de higiene, uso obrigatório de máscaras e a exigência do comprovante do esquema vacinal completo para participar de qualquer evento.
Para quem ainda não concluiu o esquema vacinal é só apresentar um comprovante da primeira dose e um teste negativo para a covid-19, realizado em até 48 horas antes do evento.
 

Rio de Janeiro

No Rio de Janeiro, os eventos presenciais estão liberados sem restrição de público, sendo obrigatório apenas o uso de máscaras nos espaços. Mas deve ser exigido o comprovante de vacinação, pelo aplicativo Conect SUS, e o teste negativo para a Covid-19, feito 48 horas antes do evento, apenas para quem não completou o esquema vacinal.

Belo Horizonte

Por conta do avanço da vacinação na cidade de Belo Horizonte, os eventos em geral como feiras, exposições, congressos, seminários e eventos corporativos estão liberados para realização sem limitação de público. Mas quando este for superior a 2 mil pessoas, a entrada será restrita a quem apresentar resultado negativo do exame de Covid-19, feito até 72 horas antes, ou um comprovante de vacinação com o esquema vacinal completo.

Porto Alegre

Na cidade de Porto Alegre os eventos corporativos estão liberados, sem a necessidade de autorização, para um limite de até 400 pessoas, incluindo a comissão organizadora e os participantes. Para aumentar a capacidade de público é necessário solicitar a autorização do município sede.

Além disso, a prefeitura recomenda que a venda dos ingressos e o credenciamento dos eventos seja feita por meio digital e/ou eletrônico. Confira mais informações aqui!

Pernambuco

No estado de Pernambuco os eventos corporativos estão permitidos para um público de até 5 mil pessoas ou com 80% da capacidade em espaços menores. A organização deverá exigir o comprovante de vacinação do esquema vacinal completo para 90% do público e uma testagem negativa para a Covid-19, feito 24 horas antes do evento, acompanhado da comprovação de apenas uma dose para apenas 10%. Além disso, não há mais a obrigatoriedade de máscaras em locais abertos.

Ceará

No Ceará, o limite de pessoas em eventos sociais e corporativos é de 500 pessoas em locais fechados e 800 em locais abertos. Para a entrada no evento, deve ser exigido o comprovante de imunização com as duas doses ou um teste negativo para a Covid-19, realizado 48 horas antes do evento.

Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado a entender como anda o mercado nesse momento de retomada dos eventos. Nós, da Doity, estamos empolgados com todos os avanços e possibilidades que surgem nesse momento.

Acreditamos de verdade no poder dos eventos de causar impactos que levam a grandes e necessárias mudanças. Por isso, seguimos trabalhando para tornar todo esse processo mais prático e seguro. Nesse momento de retomada, a saúde e a segurança de todos, organizadores e participantes, continuam sendo uma prioridade. Só assim é possível continuar mudando o mundo através dos eventos!

Então, está esperando o que para conhecer mais sobre a Doity? Há muitas soluções que vão facilitar a sua vida! Clique no banner abaixo e aproveite!

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Aline Braz

Aline Braz

Estudante de jornalismo, produtora de conteúdo, é do sítio, mas vive na cidade. Ama música, livros e viagens

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