Quantas vezes você já se perguntou como fazer um evento de sucesso gastando pouco? Nós sabemos que essa dúvida pode aparecer, principalmente, se a verba estiver curta. Porém, é sempre bom lembrar que promover um evento bem sucedido não precisa estar ligado a grandes gastos e investimentos, basta que você, organizador, tenha em mãos os custos e acompanhe as metas e orçamentos do evento bem de perto!
Se a ideia é gastar pouco sem perder a qualidade do evento, pode ter certeza que a tecnologia é uma aliada e tanto. Com ela será possível encontrar material rico na internet para você estudar, elaborar planilhas de planejamento, controlar os gastos e ainda utilizar as redes sociais para fazer a divulgação no pré-evento.
Neste texto nós vamos te ajudar a entender o que fazer para evitar gastos desnecessários – através de planejamento, contratação da equipe ideal e da divulgação certa. Então, se você está pensando em como fazer um evento de sucesso sem gastar muito, confira as nossas dicas!
Como fazer um evento: Comece pelo planejamento
Para começar a reduzir custos é necessário se planejar. Elabore uma planilha de planejamento, nela você vai descrever todos as etapas do evento – do pré ao pós. Além disso, defina os custos da infraestrutura e dos elementos de ambientação, pense na estratégia de comunicação e o mais importante: mapeie possíveis apoiadores que te ajudem a reduzir custos e gerar receita.
Outra etapa também muito importante no planejamento é a seleção da equipe. Por isso, seja criterioso na sua escolha para só depois distribuir as funções de cada integrante. Depois disso, uma ótima forma de evitar prejuízos e imprevistos é uma criar um checklist, assim vai ser mais fácil acompanhar a execução de todas as atividades do evento dentro dos seus devidos prazos. Afinal, é sempre bom ter os prazos e metas bem estabelecidos e passar tudo isso para os staffs!
Outra boa forma de se planejar é montar uma agenda descrevendo os eventos que sempre se repetem para facilitar a organização da sua rotina. Lembre-se: o prazo para começar a se planejar vai depender do objetivo, formato e tamanho do seu evento. Defina isso e comece o trabalho! E, para melhorar ainda mais o seu planejamento que tal conferir algumas dicas de como definir o orçamento do seu evento? Clica no vídeo e aproveite!
Como fazer um evento: Invista na equipe
Para entender como fazer um evento de sucesso é importante que todos estejam bem preparados. Se você já possui uma equipe será bem mais prático delegar as funções e entender o que precisa ser aprimorado. Se você não tem, não se preocupe, a melhor forma de reduzir custos, nesse caso, é optar por uma equipe voluntária.
Os staffs voluntários serão responsáveis por planejar, antecipar problemas e monitorar o andamento do orçamento. Além do mais, eles precisam estar presente no dia do evento para executar as atividades como recepcionar os convidados e realizar o credenciamento.
Para conseguir montar uma equipe diversificada, interessada e comprometida, uma boa opção é divulgar as vagas em universidades. Muitos estudantes se interessam pela possibilidade de ganhar carga horária, experiência profissional e enriquecer o seu currículo. Dessa forma, todo mundo sai ganhando, principalmente o seu evento.
Para que tudo corra bem é importante ficar atento às habilidades de cada integrante. Sim, isso mesmo! Elas precisam se complementar para que a equipe seja eficiente e apta a dividir tarefas distintas como: entrar em contato com fornecedores, prospectar parcerias ou tirar dúvidas dos participantes e acompanhar o checklist geral.
É importante lembrar que será necessário realizar um treinamento com os voluntários antes de começar o trabalho. Explique o conceito do evento, qual é o objetivo, onde cada um vai atuar e como executar as funções da melhor forma. Além disso, tirar dúvidas e motivar o pessoal no final do treinamento dá um gás a mais em todos!
Se a sua equipe de voluntários é muito grande – por conta do porte do evento – divida-os em grupos menores. Em seguida eleja um representante em cada equipe para manter contato direto com você, te atualizando e repassar as suas instruções para os staffs.
Como fazer um evento: Parcerias e permutas são essenciais
Outra forma de enxugar os gastos e manter a qualidade do evento é através das parcerias e permutas. Elas foram feitas para ajudar você organizador a aumentar o seu orçamento, afinal não tem como fazer um evento sem distribuir bem o dinheiro de investimento.
O primeiro passo é observar quais serviços são fundamentais para a execução do seu evento e quanto você pode gastar. Em seguida selecione as empresas que podem ser possíveis parceiras do seu projeto, analisando se têm a mesma área de interesse do seu evento.
O próximo passo é convencer os parceiros do ganho que eles podem ter ao divulgarem suas marcas no evento. Por isso é tão importante ter a certeza que as empresas se encaixam no objetivo geral. Com isso, mostre todas as vantagens e os ganhos que eles terão com a divulgação, como o aumento da visibilidade da marca e alcance de novas pessoas no mercado.
#DicaDoity – Antes de ficar cara a cara com o parceiro, monte um roteiro de apresentação e treine bastante, afinal, nada melhor do que saber defender a ideia do seu evento e estar pronto para tirar as dúvidas que surgirem na reunião – isso mostra credibilidade!
Como fazer um evento: Divulgação deve estar presente
Promover a divulgação do seu evento não precisa ser uma dor de cabeça – quando o assunto é pouca verba disponível. Você pode optar por investir em ferramentas de grande alcance e pouca necessidade de investimento como:
Redes sociais
Uma das possibilidades de utilizar as redes para a divulgação é criando uma página para o seu evento no Facebook. É possível também criar um evento público ou privado com todos os dados (nome, local, data e horário), lá mesmo. Aproveite para convidar os seus contatos e estimular a divulgação entre eles!
Você também pode patrocinar os seus posts e investir no Google Ads – é uma ferramenta de links patrocinados, onde a cobrança é feita com base nos clique dos usuários. Utilizar essa ferramenta é uma das melhores formas de obter receita através do marketing digital. E o melhor, é possível optar por investir um valor pequeno e mesmo assim alcançar um público bem segmentado.
#DicaDoity – O Instagram também pode ser utilizado na divulgação. Através da utilização das hashtags nos seus posts você pode atingir melhor o público ideal. Além de acompanhar o engajamento de cada postagem e deixar disponível o link para inscrição na bio.
Quer saber mais? Dá uma olhada nessas dicas!
Grupos de faculdade
Participar de grupos com pessoas que se interessam pelo assunto tema do seu evento é outra forma de apostar numa boa divulgação. Geralmente os estudantes costumam fazer grupos no Facebook e WhatsApp para compartilhar o que diz respeito à vida acadêmica. Por isso, não perca tempo e aproveitar esse ambiente para compartilhar o seu evento!
Além disso, a informação é disseminada de forma mais rápida, pois o “espaço” é gratuito e pode atingir muitas pessoas em um curto espaço de tempo!
Participar de fóruns
Além dos grupos, as redes sociais também oferecem a possibilidade de participar de fóruns com o público de interesse do seu evento. Essa é mais uma oportunidade de mostrar o seu evento para as pessoas certas!
Outros eventos relacionados
Se a sua ideia é alcançar um público segmentado e disposto a participar e investir em eventos, pode optar por realizar a sua divulgação em eventos relacionados.
Quer um exemplo? Digamos que vai acontecer uma feira sobre eventos e você oferece um serviço de locação de equipamentos. Você pode aproveitar a oportunidade para divulgar o seu serviço de aluguel na feira, já que o público de ambos é o mesmo.
Mas como eu posso aplicar isso na divulgação do meu evento?
É simples, entre em contato com o organizador e combine de enviar um material para ser distribuído junto com os brindes do evento. Outra opção é montar uma equipe para realizar a panfletagem no local do evento relacionado.
Outra maneira é negociar a exibição de um vídeo institucional que resuma a proposta do seu evento. Aproveite aquele momento antes de iniciar os eventos, onde é comum que os parceiros apresentem um material audiovisual no telão. Porque como as pessoas costumam estar reunidas e atentas, essa é uma ótima vitrine para ampliar o alcance de pessoas e quem sabe fechar novos negócios.
Apostar em montar um stand também pode ser uma alternativa. Coloque a equipe para apresentar o evento, divulgar a programação e até, quem sabe, iniciar as vendas de inscrições lá mesmo!
Ah! O stand não precisa ser muito grande ou elaborado, basta a equipe estar bem treinada e o material de distribuição com informações claras. Se tiver tempo e alguma verba disponível, que tal um brinde para quem for ao stand? Pense em algo criativo e útil, costuma dar muito certo. Invista!
Lembre-se, o primeiro passo para evitar custos errados com a divulgação é definir bem os objetivos e o público-alvo do evento.
Como fazer um evento: Utilize uma plataforma de gestão de eventos
Definitivamente a tecnologia pode contribuir para diminuir os custos do seu evento – e não só eles – ao utilizá-la será possível economizar o seu tempo, facilitar o gerenciamento e modernizar o seu evento. Além disso, é muito mais fácil ampliar a comunicação com os participantes e deixá-los bem informados quando nos unimos aos benefícios trazidos pela tecnologia.
Utilizar uma plataforma de eventos é uma das formas mais eficazes de utilizar a tecnologia nos eventos e reduzir gastos. Ela foi pensada para evitar custos como:
Gastos com equipe maior
A plataforma te dá autonomia para gerenciar os processos e agilidade para realizá-los. Algumas delas oferecem o “sistema de credenciamento” que facilita o registro da entrada dos participantes e dá acesso a etiquetas para crachás. Com isso, é possível agilizar o processo que antes era totalmente manual, além de reduzir a equipe.
Criação do site
Outra vantagem de utilizar uma plataforma é a possibilidade de criar um site personalizado – com identidade visual própria – sem precisar contratar um designer ou uma equipe especializada. Já é uma ótima economia de tempo e dinheiro!
Além disso o site é criado dentro da própria plataforma, o que trás, logo de cara, benefícios como:
– Autonomia para editar o conteúdo;
– Site bem ranqueado nas pesquisas do Google – o que já traz uma grande visibilidade para o evento logo de início;
– A possibilidade de começar a vender as inscrições imediatamente e gerar renda para o evento.
Vendas online
Usar uma plataforma de gestão de eventos evita a necessidade de um ponto físico para vender as inscrições e investir em equipe de vendas. Assim, passa a existe uma maior comodidade para quem compra e quem vende – com segurança em todas as operações.
Recebimento antecipado
Em algumas plataformas você recebe o dinheiro das vendas em até 2 dias úteis depois do pagamento do participante. Assim será possível investir no evento utilizando a verba dos pagamentos, sem precisar recorrer a outras fontes como empréstimos ou patrocínios.
Evitar custos com impressão de certificados
Todo organizador de eventos sabe como é custoso imprimir certificados manuais, um a um. Gasto de tempo, papel, investimento no aluguel ou compra de uma impressora. Além disso, é preciso contar com pessoas para preencher e distribuir os certificados geralmente entram no checklist do organizador.
Mas você sabia que existem plataformas que oferecem soluções integradas para esses problemas? A Doity é uma!
A emissão dos certificados e envio da pesquisa de satisfação são transferidas da função manual – impressão dos certificados e entrega à cada participante ao final do evento – para a função automática – com alguns cliques você envia tudo isso para a caixa de entrada do participante. Isso reduz consideravelmente a quantidade de pessoas contratadas para executar essa função e evita gastos com equipamentos como impressora e papel.
Taxa da plataforma
Normalmente essas plataformas cobram uma taxa de serviço, que já inclui os custos com meios de pagamento (cartão, boleto, débito). Algumas permitem ainda que esse custo da taxa seja repassada para os participantes, reduzindo mais um custo para o evento
#DicaDoity – Quer saber como os meios de pagamento online podem ser úteis no seu evento? Clica aqui!
O nosso texto reuniu dicas sobre gastar menos e como fazer um evento de qualidade. Isso é ótimo, não é? Mas a gente ainda pode te ajudar com o nosso e-book que vai te ensinar como aumentar as vendas do seu evento! Baixe agora, é gratuito.
