Organização de eventos: estratégias para um evento de sucesso

A organização de eventos tem muitas etapas e cada fase é importante para seu completo sucesso, por isso, não se pode descuidar de nenhum detalhe! Assim, eleger as prioridades é fundamental. Então, quando pensar em como organizar um evento trace primeiro um plano e defina quem e quando contratar os fornecedores, equipe, correr atrás de patrocínio e mais.

Além disso, entender quais são os processos que acontecem em cada etapa da organização de eventos vai te ajudar bastante. E para facilitar essa tarefa fizemos um manual completo que contempla: o pré, durante e o pós-evento. Vale a pena conferir!

Nesse texto você vai aprender:

Planejamento: o que é preciso para organizar um evento?

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1- Montando o planejamento

A fase do planejamento é essencial para qualquer evento. O primeiro ponto que devemos considerar no planejamento de um evento é o objetivo. Para isso, busque responder às seguintes perguntas:

• Por que você está organizando um evento?
• Quais os resultados pretende atingir?

Ter clareza do seu objetivo vai permitir escolher o tipo de evento ideal, fazer com que todas as ações seguintes do planejamento sejam realizadas de forma eficiente, além de facilitar o caminho para quem vai trabalhar com você. Também é preciso estabelecer seu público-alvo e buscar conhecê-lo. Esse passo te dará o direcionamento para trabalhar toda a parte de divulgação de forma assertiva – vamos falar mais sobre isso à frente.

Outra parte muito importante na organização de eventos, e que está na fase do planejamento, é o orçamento. Todas as suas ideias devem ser direcionadas por ele. Para isso, faça um levantamento de todos os custos envolvidos, e fique atento aos gastos. Ponha na ponta do lápis todos os gastos com os detalhes da parte da estrutura física, da equipe, logística, mídia, recursos, entre outros que julgar necessário.

#DicaDoity – Uma ótima dica para te ajudar a não deixar passar nenhum detalhe financeiro e não se perder com tantos números, é criar uma planilha de orçamento. Confira esse modelo que fizemos, vai te ajudar muito!

2- Escolha a equipe, o espaço ideal e separe as atividades

Depois de cuidar dos números chegou a hora de pensar nas melhores datas e no local ideal. Eles devem ser definidos a partir do perfil do evento e do seu público, por isso é muito importante defini-los assim que começar seu planejamento.

A formação da equipe é também uma das partes mais importantes da organização de eventos. Ter pessoas capacitadas e comprometidas do seu lado, sem dúvidas, fará toda a diferença e vai ajudar a agilizar todo o processo de planejamento. Por isso, pense nas pessoas ideais para cada setor.

Agora você precisa decidir todos os detalhes do cronograma das atividades, incluindo as tarefas que a equipe precisará fazer até o pós-evento. Cuidar dessa parte com antecedência vai te dar uma noção melhor dos próximos passos, além da possibilidade de estar preparado para possíveis alterações.

#DicaDoity – Pra te ajudar no controle da realização de tarefas crie um checklist. Essa é uma ótima tática para planejar e facilitar os processos da organização de eventos.

3- Tenha tudo na ponta do lápis na organização de eventos

A partir desse momento você já pode adiantar a estrutura da programação do evento – sabemos que ela irá passar por muitas alterações até ficar pronta, mas quanto antes pensar, mais chances você terá de conseguir deixá-la como idealizou.  Ao ter uma noção de como será a programação, você já pode começar a providenciar os equipamentos necessários para cada atividade – caso não tenham no local escolhido para o evento.

Esse também é o momento para formalizar contratos com fornecedores. Uma dica valiosa é que, além de fechar com cada um, você deve procurar formalizar cada detalhe em um contrato, incluindo as datas de entrega e montagem, isso ajudará a evitar imprevistos e, consequentemente, dor de cabeça no dia do evento.

Leia também:
• Os eventos híbridos e o futuro dos eventos!
• Como organizar eventos religiosos acolhedores e atrativos

4- Site, inscrições e vendas também fazem parte da organização de eventos

Depois de cuidar de toda a parte do planejamento e deixar as datas e prazos acertados, é hora de pensar nas vendas. Você pode se perguntar: o que isso tem a ver com o site? E nós respondemos: tudo!

Hoje, o site é o principal meio de comunicação e divulgação entre o evento e os seus participantes e também a principal forma para atrair e vender inscrições. Mas para que ele consiga chamar a atenção das pessoas é necessário criar um ambiente virtual atrativo, fácil de encontrar no Google, com uma área exclusiva para realizar as inscrições e, claro, com variadas opções de pagamento.

Aqui vai um resumão do que o site do seu evento precisa ter:

• Visual atraente e informações claras;
• Ser achado facilmente no Google;
• Usabilidade;
• Responsividade;
• Hospedagem segura;
• Conteúdos de qualidade;
• Otimizações para os buscadores (SEO);
• Acessibilidade.

#DicaDoity – Perceberam o quanto é importante investir na criação de um site de qualidade, não é? Pensando nisso, fizemos um texto bem completo sobre como construir o site ideal para eventos. Vale a pena dar uma olhada!

5- Aproveite as vendas online!

O bom de vender online é que assim fica mais fácil oferecer vantagens. A venda de inscrição online por si já atrai participantes, pela variedade de formas de pagamento que oferece, como parcelamento do cartão de crédito, boleto bancário, débito, empenho e até pagamento internacional.

Uma ótima estratégia de vendas é organizá-las em lotes, isso gera um senso de urgência de compra no participante, que, à medida que os lotes forem se encerrando, sentirão que precisam garantir logo sua inscrição.

#DicaDoity – Uma ótima dica para dar um up nas suas vendas é apostar nas vendas antecipadas. Isso mesmo, quanto antes você disponibilizar as vendas das inscrições, mais chances terá de esgotá-las!

Aliada a uma estratégia forte e investimento focado em redes sociais, temos a receita certa para o sucesso do seu evento.

6- Invista em marketing e divulgação

Nessa fase é importante pensar e definir a identidade visual do seu evento. Ela comunica e atrai, então não brinque em serviço com a parte de marketing e divulgação. A partir de agora é hora de começar a divulgar e a espalhar sua marca em todos os ambientes, tanto virtuais como os tradicionais.

A maneira como as pessoas consomem produtos e serviços mudou, o mundo online é hoje muito mais visitado do que em qualquer época. Por isso, aposte no marketing digital para o seu evento e nas redes sociais. Manter seu evento presente no mundo online é um ótimo passo para o sucesso!  

Mas todo o avanço tecnológico não excluiu o poder das mídias tradicionais, então invista também nelas, como por exemplo, panfletos e folders de propaganda.

#DicaDoity – Agora se o seu evento for de grande porte, uma boa estratégia é investir em propagandas nas grandes mídias, como TV, rádio e outdoor, claro que a depender do seu orçamento!

7- Mantenha a comunicação com os inscritos

O evento começa muito antes do grande dia e é importante que os participantes saibam disso! Você pode aproveitar o meio virtual para informar e também para animar seus inscritos.

Fazendo isso você pode engajar e facilitar o consumo do que o seu evento vai oferecer. Você pode manter essa comunicação através do site, pelas redes sociais e através de uma lista com conteúdo personalizado enviados por e-mail, atendimento para tirar dúvidas, algum telefone, chat, e-mail que os inscritos ou interessados possam tirar as dúvidas, lembrando que você é livre para inovar.

8- Parcerias e patrocínios

Ainda não chegamos ao final do texto, mas com certeza já deu para perceber a quantidade de detalhes importantíssimos da organização de eventos, não é? E, claro, que não se pode falar em todos eles sem pensar no investimento necessário para colocá-los em prática. Mas onde e como conseguir?

O primeiro passo para conseguir os patrocinadores ideais é optar e pesquisar empresas que tenham ou sejam da mesma área de interesse que seu evento. Dessa forma, a parceria de vocês será mútua e fará com que tanto ele quanto você sejam beneficiados. 

#DicaDoity –  Você sabia que a tecnologia pode contribuir, e muito, para que você não seja dependente de patrocínio? Confira a história de sucesso da Mônica Ximenes, que conseguiu reduzir os custos e fazer um evento para 620 pessoas sem depender de patrocinadores, descubra como!

Dia do evento: faça valer todo esforço da organização de eventos!

1- Secretaria

Chegou o dia do evento e é preciso trabalhar para que cada processo seja agilizado e tudo transcorra sem atrasos e situações desagradáveis. Por isso, o bom funcionamento da secretaria do evento é essencial. Ela será uma das responsáveis por tornar o evento possível.

Uma das partes da secretaria é a recepção, o primeiro contato físico que os participantes terão com o evento, então ela precisa fazer o máximo para cativar, animar e tornar o ambiente acolhedor enquanto os recebe. A equipe de recepção irá guiar os participantes até o auditório, indicar onde ficam localizados os banheiros e as salas para atividades, cuidar do momento do coffee break, além de estar sempre pronta para atender e tirar as dúvidas dos participantes

O credenciamento também é um momento fundamental da secretaria do evento.  É aqui que a equipe responsável irá entregar os crachás e etiquetas aos participantes, distribuir o material – bloco de anotações, canetas -, e também controlar a entrada e saída dos credenciados para emitir os certificados com a carga horária adequada.

Dá só uma olhada nesse vídeo que eu gravei para o nosso canal no YouTube e aprenda mais sobre a secretaria de eventos!

Pós-evento: entregue os certificados e avalie seu desempenho na organização de eventos

Chegou a fase final do seu evento. Não é porque “a parte mais difícil” já passou que o trabalho e empenho devem diminuir! Pelo contrário, você precisa continuar no mesmo ritmo, pois um pós bem feito te ajudará bastante a garantir o sucesso dos seus próximos eventos.

Esse é o momento de cuidar da entrega de todos os certificados, envio da pesquisa de satisfação e a análise dos relatórios. Vamos ver o que precisa ser feito em cada uma delas?

1- Certificado

Depois de ficar atendo na entrada e saída de cada participante, chegou a hora de calcular as horas e emitir os certificados. Essa pode ser uma parte bem trabalhosa se for feita manualmente, principalmente, se o seu evento for grande. Uma ótima opção para agilizar todo o trabalho é enviá-los por email. Sim, isso mesmo! Hoje você consegue criar os certificados de maneira bem rápida e enviar cada um de forma prática.

Para ter ainda mais agilidade na hora de cuidar de todos esses processos você pode utilizar um sistema de eventos, que tenha integrado o credenciamento com a emissão de certificados.

#DicaDoity: Para facilitar ainda mais essa etapa, dá só uma olhada nesse kit gratuito de modelos de certificados prontos para serem editados e enviados!

2- Pesquisa de satisfação

A pesquisa de satisfação ajuda a enxergar com maior precisão o que precisa melhorar, identificar pontos que você não notou, repetir as boas práticas e, claro, corrigir os erros. Saber o feedback das pessoas que foram ao seu evento contribuirá muito para a evolução dele, pois te ajudará a medir o sucesso dos investimentos, verificar se eles atingiram os objetivos esperados, como também a coletar novas ideias para aplicar nas próximas realizações.

3- Relatórios

Outra ótima forma de realizar uma “autoavaliação geral” e procurar melhorar seu evento é, além de conferir todos os feedbacks, analisar os resultados, as finanças e o rendimento de toda a equipe.

Para isso crie o seu relatório em uma planilha e inclua todos os gastos, como: logística, alimentação, aluguel do espaço, materiais gráficos e a receita final gerada. Você também pode incluir os dados mais relevantes sobre o trabalho realizado, para fazer uma avaliação mais completa do evento.

Dados como: a quantidade de pessoas que compareceram, as atrações que mais agradaram ao público e as impressões finais, com comentários sobre as estratégias que deram certo e merecem ser repetidas, e também sugestões de melhorias para as outras edições.

Ah, utilizar um sistema de eventos também é uma ótima opção! Assim, você vai conseguir acompanhar, automaticamente, todos os seus investimentos, lucros e outros detalhes.

Seu evento é acadêmico? Então, preste atenção!

A organização de eventos acadêmicos têm diversas particularidades, entre elas a parte de submissão de trabalhos. Ela contempla cinco etapas: submissão, avaliação, revisão, resultado e apresentação. E um dos primeiros passos, um dos mais importantes, é formar uma comissão científica, com pessoas qualificadas para avaliar e corrigir todos os trabalhos inscritos.

Acompanhe de perto os processos, para que não haja falhas de comunicação e algum participante saia prejudicado e com má impressão do seu evento. Também é muito importante disponibilizar os certificados para autores, co-autores, avaliadores e para a comissão científica do evento. Além disso, é preciso cuidar para providenciar o código ISSN, para que os anais do seu evento tenham validade científica.

Agora imagina realizar todos os detalhes dessas etapas manualmente! Haja tempo e mão de obra, não é? Uma ótima solução para te ajudar a lidar com todos esses processos é usar uma plataforma de eventos. Sim, ela pode agilizar a comunicação entre a comissão científica e os inscritos, como também a parte de emissão de certificados e publicação de anais.

A Doity, por exemplo, oferece um só lugar para receber, avaliar, revisar e acompanhar os resultados, além do envio da carta de aceite e gerenciamento da grade de apresentação dos trabalhos no dia do evento. Um sonho! Ah, além disso você ainda pode criar um aplicativo, exclusivo para o seu evento, para facilitar a comunicação e melhorar a experiência dos participantes. 

Esperamos que esse texto tenha te ajudado com todas as etapas da organização de eventos. E que tal colocar tudo que aprendeu na prática criando um evento com a gente? Aproveite e veja só como é simples e prático.

Esperamos que este artigo tenha realmente ajudado!

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